Automatisierung der Berichterstellung im Unternehmen: Wie man von manuellen Tabellen zu automatisierten Dashboards wechselt

Warum manuelle Berichterstellung in Excel nicht mehr funktioniert

Excel ist nach wie vor ein praktisches Werkzeug für Berechnungen und einmalige Analysen. Schwierigkeiten treten jedoch auf, wenn darauf die zentrale Berichterstattung eines Unternehmens aufbaut und jede Aktualisierung von manuellen Datenexporten, dem Kopieren von Daten sowie lokalen Versionen von Dateien und Formeln abhängt, die von den verschiedenen Abteilungen eigenständig angepasst werden.

Wie viel Zeit wird für manuelle Berichte aufgewendet?

Fachleute für Finanzplanung und Analytik verbringen nur 25 % ihrer Arbeitszeit mit Analysen, die tatsächlich einen Mehrwert schaffen. Die restliche Zeit verteilt sich auf die Datenerfassung (42 %) und die Verwaltung des Berichtsprozesses selbst (33 %). Das bedeutet, dass drei Viertel der Arbeitswoche nicht dafür verwendet werden, Schlussfolgerungen aus den Zahlen zu ziehen, sondern dafür, diese Zahlen überhaupt erst zusammenzutragen.

Wenn kein eigener Analyst vorhanden ist, kann die Berichterstattung in einem kleinen Unternehmen vom Buchhalter, vom Finanzmanager oder vom Inhaber übernommen werden. In einer solchen Situation geht die Zeit für die manuelle Erstellung von Tabellen zu Lasten anderer finanzieller und operativer Aufgaben.

Häufige Fehler bei der manuellen Berichterstellung

94 % der Tabellenkalkulationen, die für geschäftliche Entscheidungen herangezogen werden, enthalten Fehler. Diese können zu falschen finanziellen Berechnungen führen. Ursache kann eine falsch kopierte Formel, eine ausgelassene Zeile oder ein falsch festgelegter Berechnungsbereich sein.

Infolgedessen kann es vorkommen, dass der Manager bereits vor Fertigstellung des Berichts Daten erhält, die veraltet sind oder Fehler enthalten.

Was ist automatisierte Berichterstellung?

Automatisierte Berichterstellung ist ein System, bei dem Daten aus Buchhaltungsprogrammen, CRM-, Bank- und Lagersystemen automatisch in ein einheitliches Dashboard übertragen werden. Der Nutzer arbeitet mit bereits zusammengefassten Kennzahlen und muss diese nicht manuell zwischen Dateien übertragen.

Wie unterscheidet sie sich von der manuellen Berichterstellung?

Der Hauptunterschied besteht darin, woher die Zahlen stammen und wie oft sie aktualisiert werden.

Die Automatisierung der Berichterstellung mit Power BI umfasst die Anbindung von Datenquellen, die Erstellung eines Datenmodells sowie die Konfiguration von Kennzahlen und Aktualisierungsregeln. Nach der Inbetriebnahme überwacht die zuständige Person die Datenqualität und analysiert die Ergebnisse.

Welche Prozesse werden automatisiert?

Der Mensch wird dabei nicht aus dem Prozess verdrängt: Es gibt nach wie vor jemanden, der festlegt, welche Kennzahlen wichtig sind, und die Richtigkeit der Datenquellen überwacht. Die routinemäßige Zusammenstellung der Zahlen wird dem System überlassen. Daher umfasst die Einführung von BI die Anbindung von Datenquellen, den Aufbau eines Datenmodells und die Erstellung von Dashboards für konkrete Geschäftsaufgaben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Umstieg von Excel auf Dashboards

Der Umstieg dauert in der Regel zwischen einigen Wochen und 2–3 Monaten, je nach Anzahl der Datenquellen, und erfordert keine Unterbrechung der laufenden Berichterstellung: Das alte System läuft weiter, bis das neue parallel dazu in Betrieb genommen wird.

Schritt 1: Überprüfung der aktuellen Berichterstattung

Bevor etwas automatisiert wird, sollte eine Liste aller regelmäßig erstellten Excel-Dateien erstellt werden: Wer erstellt sie, aus welchen Systemen stammen die Daten, wie viel Zeit wird für die Zusammenstellung benötigt und wer liest die Ergebnisse tatsächlich? In dieser Phase kann sich herausstellen, dass sich einige Berichte überschneiden, unterschiedliche Formeln für dieselben Kennzahlen verwenden oder keinen Einfluss mehr auf Entscheidungen haben. Die Automatisierung von Excel-Berichten beginnt mit einer Überprüfung dessen, was tatsächlich genutzt wird.

Schritt 2: Auswahl des Tools (Power BI, Tableau, andere)

Für ukrainische Unternehmen erweist sich Power BI meist als praktische Wahl, da die Lizenz bereits in einigen Microsoft 365-Paketen enthalten ist, die das Unternehmen ohnehin nutzt, und sich Power-BI-Dashboards problemlos sowohl mit 1C-ähnlichen Systemen als auch mit CRM-Systemen und Kontoauszügen verbinden lassen.

Beim Vergleich mit Tableau sollten die Benutzerrollen, die Datenarchitektur, die Anforderungen an die Visualisierung und die Gesamtkosten der Lizenzen berücksichtigt werden – und nicht nur der Preis eines einzelnen Tarifs.

Für die meisten mittelständischen Unternehmen deckt die Berichterstellung in Power BI den Bedarf ab, ohne dass überflüssige Kosten für Funktionen entstehen, die niemand nutzen wird.

Schritt 3: Anbindung der Datenquellen

Hier treten die meisten technischen Überraschungen auf. Bei einigen Unternehmen ist das Buchhaltungssystem so veraltet, dass es keine direkte Möglichkeit gibt, Daten für die Analyse zu exportieren. Mit einer ähnlichen Situation sah sich die Pfandhauskette „Skarbnytsia“ konfrontiert: Das veraltete ERP-System unterstützte weder den Export noch die Integration mit modernen Tools zur Datenverarbeitung. Im Rahmen des Projekts hat das IWIS-Team einen zentralen Datenspeicher auf Basis von Microsoft-Lösungen eingerichtet und die automatische Aktualisierung von Kennzahlen sowie die Datenqualitätsprüfung konfiguriert. Die Lösung wird im Fallbeispiel „Skarbnytsia Data Warehouse“ näher beschrieben.

Schritt 4: Konfiguration der automatischen Aktualisierung

Automatische Dashboards können Daten nach einem festgelegten Zeitplan aktualisieren. Für Szenarien, die nahezu in Echtzeit ablaufen, sind eine DirectQuery- oder Streaming-Quelle, eine entsprechende Architektur sowie eine entsprechende Lizenz erforderlich. Dabei überwacht ein Mitarbeiter Aktualisierungsfehler, die Datenqualität und die Richtigkeit der Kennzahlen.

Schritt 5: Schulung des Teams

Dem Team muss gezeigt werden, wo die Kennzahlen eingesehen werden können, wie Daten für eine bestimmte Aufgabe gefiltert werden und an wen man sich wenden kann, wenn ein Wert verdächtig erscheint. Ohne diese Maßnahmen kann sich die Einführung bereits nach dem Start verlangsamen: Das Dashboard wird kein funktionsfähiges Arbeitsinstrument sein, wenn das Team seine Logik nicht versteht und nicht weiß, wie man es nutzt.

Managementberichterstattung für den CEO

Die Berichterstattung für die Geschäftsleitung folgt anderen Grundsätzen als die operative Berichterstattung: Hier kommt es weniger auf Details an als vielmehr auf einen Gesamtüberblick über das Geschäft auf einem einzigen Bildschirm. Das Management-Berichtssystem für den CEO basiert in der Regel auf einer kleinen Anzahl abgestimmter Kennzahlen. Grundlage ist ein KPI-Dashboard, auf dem der Geschäftsführer die Lage des Unternehmens überblickt und bei Bedarf zu detaillierteren Daten wechseln kann. Die Prinzipien für dessen Aufbau sind im Artikel „KPI-Dashboards in Power BI“ beschrieben.

Wie viel kostet die Automatisierung der Berichterstattung?

Die Kosten setzen sich in der Regel aus drei Teilen zusammen, weshalb es ohne eine Prüfung nicht möglich ist, einen konkreten Betrag zu nennen. Man kann jedoch erläutern, woraus sie sich zusammensetzen.

Wenn ein Unternehmen über mehrere veraltete Systeme ohne direkte Exportfunktion verfügt, wird die Einführung länger dauern und teurer sein als die Anbindung eines einzigen modernen CRM-Systems. Daher werden die tatsächlichen Kosten erst nach einer Prüfung der aktuellen Berichterstattung bekannt gegeben.