Was ist Prozessautomatisierung?

Sie bezeichnet die Automatisierung wiederkehrender operativer Abläufe mithilfe klar definierter Regeln und Genehmigungen. Manuelle Koordination über E-Mail und Tabellen wird durch strukturierte Prozesse in einem zentralen System ersetzt.

Welche Prozesse sollten zuerst automatisiert werden?

Repetitive Abläufe mit mehreren Beteiligten und Freigaben, etwa Dokumentenprozesse, interne Anfragen, Genehmigungen oder Reporting.

Müssen Prozesse vor der Automatisierung angepasst werden?

Ja. Die Automatisierung ineffizienter Abläufe verstärkt bestehende Probleme. Eine vorgelagerte Optimierung ist zwingend erforderlich.

Wie wird die Integration bestehender Systeme sichergestellt?

Integration wird von Beginn an eingeplant. ERP-, CRM- und weitere Systeme werden über Schnittstellen synchronisiert, um konsistente Daten in Echtzeit sicherzustellen.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Die Dauer hängt von Prozesskomplexität und Integrationsumfang ab. Die Umsetzung erfolgt schrittweise auf Basis einer klar definierten Roadmap.

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Überblick über unsere Erfahrung

Wir wechseln von manueller Steuerung zu strukturierten digitalen Prozessen.

Ungeordnete Daten, Aufgabenüberschneidungen, komplexe Berichterstattung – all das reduziert die Effizienz des Teams und erschwert die Entscheidungsfindung.
Wir helfen Unternehmen, von der manuellen Verwaltung zu systematischem Arbeiten überzugehen. Wir automatisieren Finanzen, Beschaffung, Dokumentenmanagement, Budgetierung und HR-Prozesse. Das Ergebnis: Statt Dutzender Excel-Dateien und endloser Korrespondenz erhalten Sie ein einheitliches, transparentes System mit aktuellen Daten in Echtzeit.

Was bringt das dem Unternehmen:

- Weniger Fehler und Verzögerungen
- Schnellere Entscheidungsfindung
- Klares Bild der Prozesse in jeder Phase
- Die Zeit des Teams wird für die Entwicklung und nicht für die Routine verwendet

ERP-Systeme

Digitaler Kern des Unternehmens

Wir implementieren ein Buchhaltungssystem, das alle wichtigen Geschäftsbereiche verbindet: Finanzen, Logistik, Vertrieb, Produktion, Personalmanagement. Dies gewährleistet Transparenz, Kontrolle und Vorhersehbarkeit im gesamten Unternehmen.

Was wir umsetzen:

Supply-Chain-Management: Beschaffung, Lager, Bestände.
Vertrieb, Kundenstamm, Arbeit mit Partnern (CRM).
Finanzen und Budgetierung: Kostenkontrolle, Berichterstattung, Plan-Ist.
Personalverwaltung: Positionen, Sätze, Abgrenzungen.
Vollständige Integration mit BI für operative Entscheidungsfindung.

Was dies dem Unternehmen bringt:

Einheitliches digitales Bild der Unternehmenstätigkeit.
Reduzierung manueller Arbeit und Datendopplungen.
Zeitnahe Informationen für die Ressourcen- und Rentabilitätssteuerung.
Bereitschaft zur Skalierung ohne Verlust der Steuerbarkeit.

Dokumentenmanagement

Digitale Kontrolle wichtiger Dokumente

Wir schaffen ein System, in dem das Dokumentenmanagement schnell, strukturiert und ohne Risiko von Verlusten oder Verzögerungen funktioniert.

Was wir umsetzen:

Flexible Genehmigungswege mit Rollen und Zugriffsebenen.
Terminüberwachung, Erinnerungen, Änderungshistorie.
Integration mit ERP/CRM/Finanzsystemen.
Unterstützung digitaler Signaturen und Archivierung.

Ergebnis:
Kein Dokument geht verloren und keine Aktion wird versäumt.

Was dies dem Unternehmen bringt:

Transparenz in Entscheidungsprozessen.
Ein zentraler Zugangspunkt für die gesamte Dokumentation.
Verkürzung der Genehmigungszeit.
Minimierung von Risiken im Zusammenhang mit dem menschlichen Faktor.

Personalmanagement

Systematische Automatisierung von HR-Prozessen

Wir helfen Ihnen, ein transparentes und skalierbares HR-Managementmodell aufzubauen: von der Einstellung eines Mitarbeiters bis zur Gehaltsabrechnung und Urlaubskontrolle. Alle Prozesse sind automatisiert, integriert und nachverfolgbar.

Was wir umsetzen:

Zentrale Erfassung von Personal, Zeitplänen, Sätzen.
Anträge auf Urlaub, Krankengeld, Dienstreisen.
Onboarding, Anpassung, interne Genehmigungen.
Integration mit dem Finanzmodul zur automatischen Verrechnung.

Was dies dem Unternehmen bringt:

Stabilität und Vorhersehbarkeit von Personalprozessen.
Weniger Zeit für Routine, mehr für Personalentwicklung.
Vollständige Transparenz der Interaktion zwischen Mitarbeitern und Management.
Reduzierung von Fehlern bei Berechnungen und Dokumentenmanagement.

Integration von Geschäftssystemen

Einheitliches digitales Ökosystem

Wir vereinen alle Geschäftstools zu einer ganzheitlichen Infrastruktur, die wie ein einziger Mechanismus funktioniert.

Was wir umsetzen:

Integration von ERP, CRM, E-Commerce, Buchhaltung, BI, Logistikdienstleistungen.
Übertragung und Aktualisierung von Daten in Echtzeit.
Synchronisierung von Geschäftsprozessen zwischen Abteilungen und Ländern.

Was dies dem Unternehmen bringt:

Einheitliches System, in dem alle Module aufeinander abgestimmt sind.
Reduzierung der Anzahl von Fehlern und Datendopplungen.
Schneller Zugriff auf aktuelle Informationen für das gesamte Team.
Erhöhung der Flexibilität und Widerstandsfähigkeit gegenüber wachsender Belastung.

Technologien

Technologien, mit denen wir arbeiten

JavaScript

Vue.js

PHP

Java

API

MySQL

Power BI

Machine Learning

Symfony

RabbitMQ

GraphQL

Salesforce

Unser Ansatz

Wie wir arbeiten: Phasen der Implementierung

Wir installieren nicht nur ein System, sondern implementieren eine funktionierende Lösung, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Wir beginnen mit einer kostenlosen Beratung
, in der wir Ihnen helfen, das optimale System und das optimale Implementierungsformat auszuwählen.

Discovery-Phase

Wir analysieren das Geschäft und die Prozesse, formulieren Implementierungsziele, identifizieren Engpässe, modellieren Schlüsselszenarien und wählen die passende Plattform aus.

Implementierung typischer Funktionen

Wir passen das System an die Geschäftslogik an, erstellen ein technisches Lastenheft, fügen die erforderlichen Funktionen hinzu, schulen das Team und begleiten die ersten Arbeitswochen.

Begleitung und Anpassung

Wir lassen das System nicht außer Acht: Wir überwachen seine Stabilität, unterstützen die Benutzer und passen die Funktionalität an Änderungen in Ihren Prozessen an.

Entwicklung und Skalierung

Wenn die Basis stabil läuft, gehen wir zur Entwicklung über: Wir erstellen neue Module, erweitern Integrationen, fügen Berichte, Automatisierung, mobile Anwendungen usw. hinzu.

Unsere Referenzen

Portfolio erfolgreicher Lösungen

Transformationsstrategie für den Automobilkonzern Atlant-M: Beratung, Audit und Auswahl eines CRM-Systems

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CRM

Personalisierte Kundeninteraktionsplattform für Planeta Kino auf Basis der Salesforce Marketing Cloud

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CRM

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CRM

Personalisiertes Marketing für Good Wine: Weiterentwicklung von Salesforce CRM mit Einführung von KI-Empfehlungen

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CRM E-Commerce

Tiefgreifende Analytik für Planeta Kino: Marketing, Kunden, Cross-Selling

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Business Intelligence (BI)

Servier Case: Wie Daten zu einem strategischen Asset wurden – Technologisches Upgrade des Reporting-Systems

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Business Intelligence (BI)

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FAQ

Häufig gestellte Fragen

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Wie entwickelt sich die Automatisierung nach dem ersten Launch weiter?

Der erste Launch deckt in der Regel das Hauptszenario ab, das das Team am meisten behindert hat. Danach zeigt sich, wie die Lösung unter realen Bedingungen funktioniert: wo zusätzliche Regeln nötig sind, welche Schritte vereinfacht werden sollten, welche Ausnahmen sich am häufigsten wiederholen.

Auf dieser Basis kann die Automatisierung ohne kompletten Projekt-Neustart erweitert werden. Neue Szenarien werden hinzugefügt, andere Services angebunden, die Logik für verschiedene Rollen im Team präzisiert.

Was umfasst die schlüsselfertige Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Von der Analyse bis zum Launch — der vollständige Zyklus ohne Übergaben zwischen Dienstleistern. Wir beschreiben, wie der Prozess jetzt funktioniert, finden heraus, wo er bricht oder stockt, entwerfen die neue Logik, entwickeln, testen und launchen gemeinsam mit dem Team des Kunden. Danach kann die Lösung gewartet und für neue Aufgaben erweitert werden.

Kann ich zuerst eine Beratung zur Automatisierung erhalten?

Ja. Zu Beginn kann eine Beratung oder ein Workshop durchgeführt werden, um zu verstehen, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen wirklich automatisiert werden sollten.

In einem solchen Termin gehen wir in der Regel die aktuelle Arbeitslogik, die Problemstellen, mögliche Lösungsvarianten und die ungefähre Vorgehensweise durch. Das hilft, nicht aufs Geratewohl in Automatisierung zu investieren.

Wie führt man Automatisierung ein, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen?

Automatisierung sollte am besten schrittweise eingeführt werden. Zuerst wird die neue Logik getrennt vom Hauptprozess getestet, dann an einer begrenzten Gruppe von Benutzern oder Daten geprüft, und erst danach in den vollen Betrieb überführt.

Dieser Ansatz ermöglicht es, Fehler vor dem großflächigen Launch zu finden, das Team vorzubereiten und einen Prozess nicht zu beschädigen, der bereits die tägliche Arbeit des Unternehmens sicherstellt.

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Zusätzlich

IWIS-Entwicklungsprinzipien

Prozessautomatisierung, die Arbeit planbar macht

Moderne Unternehmen stoßen an ihre Grenzen, wenn tägliche Abläufe von E-Mails, Tabellen und manuellen Nachfassaktionen abhängen. Prozesse verlangsamen sich, Informationen gehen verloren und Verantwortlichkeiten werden unklar.

Ein strukturierter Automatisierungsansatz bringt Ordnung in den operativen Alltag. Anstelle manueller Koordination arbeiten Teams mit automatisierten Abläufen, klaren Regeln, definierten Fristen und eindeutiger Verantwortung. Dadurch werden Abläufe stabiler und besser kontrollierbar.

Bei IWIS verstehen wir Automatisierung Geschäftsprozesse als Managementdisziplin und nicht als rein technische Maßnahme. Wir starten mit einer Analyse bestehender Workflows, identifizieren Ineffizienzen und bereiten Prozesse gezielt vor. In komplexen Umgebungen entwickeln wir Lösungen, die langfristige Steuerbarkeit und verlässliche Ausführung ermöglichen.

Was Prozessautomatisierung für moderne Unternehmen löst

Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt die operative Komplexität. Freigaben dauern länger, Informationen verteilen sich auf mehrere Systeme und Transparenz geht verloren.

Dieser Ansatz ermöglicht wiederholbare Abläufe mit minimalem manuellem Aufwand. Aufgabensteuerung, Genehmigungen und Dokumentenflüsse werden in einer strukturierten Umgebung zusammengeführt. Das reduziert Verzögerungen, senkt Fehlerquoten, schafft klare Zuständigkeiten und verbessert die Transparenz über alle Prozesse hinweg.

Im Unterschied zur einfachen Aufgabenautomatisierung beginnt diese Methodik immer mit Prozessverbesserung und einer klar definierten Logik, bevor Technologie eingesetzt wird.

Digitale Prozessautomatisierung

Systeme müssen sich an der realen Arbeitsweise von Teams orientieren. Lösungen werden entlang von Rollen, Entscheidungswegen und Verantwortlichkeiten konzipiert, um Stabilität bei wachsender Organisation sicherzustellen.

Zum Funktionsumfang zählen unter anderem automatisierte Workflows, automatisierte Berichte, ERP-Integration, CRM-Integration, API-Integration, Cloud-Automatisierung sowie Echtzeit-Überwachung. Dadurch lassen sich manuelle Arbeit eliminieren, Fehler minimieren und die operative Effizienz steigern – ohne zusätzliche Komplexität im Tagesgeschäft.

Individuelle Automatisierungslösungen

Der Fokus liegt stets auf durchgängigen Abläufen statt auf isolierten Funktionen. Jedes Projekt beginnt mit einer strukturierten Analyse und Prozessaufnahme, um Engpässe vor der Umsetzung zu identifizieren.

Typische Einsatzbereiche sind Finanzfreigaben, interner Dokumentenfluss, Beschaffungsprozesse sowie operative HR-Abläufe. Automatisierte Prozesse werden dabei mit Analysefunktionen kombiniert, unter anderem über BI Systeme, um bessere Kontrolle, Transparenz und Skalierbarkeit zu gewährleisten.

Warum Unternehmen IWIS für Automatisierungsprojekte wählen

Was wir liefern, ist nicht nur funktionierende Software, sondern eine tragfähige Grundlage für nachhaltige Geschäftsprozessautomatisierung.

Unser Ziel in jedem Projekt ist es, genau zu verstehen, was automatisiert werden muss, welche Engpässe das Wachstum bremsen und wie sich diese Anforderungen in eine technische Lösung übersetzen lassen, die im Alltag funktioniert.

Wir übernehmen den gesamten Zyklus – von Analyse, Architektur und Entwicklung bis hin zu Testing, Implementierung und Support – ohne dass unterwegs Kontext verloren geht. Die Teams stellen wir bedarfsgerecht zusammen: von MVPs zur schnellen Validierung bis hin zu komplexen Integrationen mit CRM-, ERP- und Finanzsystemen, Loyalty-Plattformen oder internen Portalen. Wir automatisieren sowohl Frontend- als auch Backend-Prozesse – Kundenservice, Dokumentenmanagement, Finanzen, HR und Analytics.

In unseren Projekten haben wir unter anderem:

interne Portale für Finanzabteilungen in kreativen Branchen entwickelt;
KPI-Systeme und persönliche Dashboards für tausende Mitarbeitende umgesetzt;
externe Ticketing-Plattformen durch maßgeschneiderte E-Commerce-Lösungen ersetzt;
Dateninfrastrukturen und Prognosemodelle für Kundenbindung und Vertriebssteuerung aufgebaut;
HR-Prozesse in großen Organisationen automatisiert – inklusive Schulung und Einführung.

Und vieles mehr. Wir entwickeln keine Lösungen von der Stange, sondern passen sie an die realen Anforderungen des Unternehmens an. Unsere Architekturen sind skalierbar angelegt – mit Blick auf neue Module, wachsende Teams oder zusätzliche Märkte. Das Ergebnis ist nicht nur funktionierende Software, sondern ein Prozess, der sich steuern und weiterentwickeln lässt.

Wir arbeiten mit klaren Status-Updates, iterativer Entwicklung und schnellen Feedbackzyklen. Unsere Kunden sehen den Fortschritt in Echtzeit, können Prioritäten anpassen und auf Datenbasis entscheiden. Nach dem Go-live übergeben wir Dokumentation, schulen das interne Team und bleiben auf Wunsch langfristig für Support verfügbar.

ROI der Automatisierung

Intelligente Prozessautomatisierung ist längst mehr als nur ein Mittel zur Entlastung von Teams – sie gilt heute als strategische Investition mit direktem Einfluss auf die Rentabilität eines Unternehmens.

Studien zeigen, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen die Betriebskosten im Durchschnitt um 20-35 % senken kann – durch den Abbau manueller Tätigkeiten, beschleunigte Abläufe und eine deutlich geringere Fehlerquote.
Automatisierte Prozesse laufen im Schnitt 30-50 % schneller als herkömmliche Abläufe.
Mehr als 59 % der Unternehmen berichten von einem positiven ROI innerhalb von weniger als 12 Monaten, während 73 % der IT-Führungskräfte eine Effizienzsteigerung von über 50 % feststellen.

In den meisten Fällen amortisieren sich Automatisierungsprojekte innerhalb von 6 bis 18 Monaten. In einigen Fällen wird bereits im ersten Jahr ein ROI von über 200 % erreicht.

Langfristig wird die Automatisierung zu einer tragenden Säule für nachhaltiges Wachstum – weit über punktuelle operative Verbesserungen hinaus.

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