Automatisierung von Geschäftsprozessen aus einer Hand

Überblick über unsere Erfahrung

Prozessautomatisierung: von manueller Steuerung zu systematischer Arbeit

Ungeordnete Daten, Aufgabenüberschneidungen und komplexe Berichterstattung reduzieren die Effizienz des Teams und erschweren die Entscheidungsfindung. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft, sich wiederholende manuelle Vorgänge zu eliminieren und Prozesse miteinander zu verknüpfen. Wir automatisieren Finanzen, Beschaffung, Dokumentenmanagement, Budgetierung und HR-Prozesse.
Im Ergebnis erhält das Unternehmen statt Dutzender Excel-Dateien und endloser Korrespondenz ein einheitliches, transparentes System mit aktuellen Daten in Echtzeit.
Was bringt das dem Unternehmen:
- Weniger Fehler und Verzögerungen
- Schnellere Entscheidungsfindung
- Klares Bild der Prozesse in jeder Phase
- Die Zeit des Teams wird für die Entwicklung und nicht für die Routine verwendet

Implementierung eines ERP-Systems

Digitaler Kern des Unternehmens

Ein ERP-System ist der digitale Kern, der Finanzen, Beschaffung, Lager, Vertrieb, Produktion und Personalmanagement vereint. Die Phasen der ERP-Implementierung umfassen Prozessanalyse, Konfiguration der erforderlichen Module, Integrationen und Inbetriebnahme. Die CRM/ERP-Integration synchronisiert Kunden-, Betriebs- und Finanzdaten ohne manuelle Übertragung.

Was wir umsetzen:

Supply-Chain-Management: Beschaffung, Lager, Bestände.
Vertrieb, Kundenstamm, Arbeit mit Partnern (CRM).
Finanzen und Budgetierung: Kostenkontrolle, Berichterstattung, Plan-Ist.
Personalverwaltung: Positionen, Sätze, Abgrenzungen.
Vollständige Integration mit BI für operative Entscheidungsfindung.

Was dies dem Unternehmen bringt:

Einheitliches digitales Bild der Unternehmenstätigkeit.
Reduzierung manueller Arbeit und Datendopplungen.
Zeitnahe Informationen für die Ressourcen- und Rentabilitätssteuerung.
Bereitschaft zur Skalierung ohne Verlust der Steuerbarkeit.

Elektronisches Dokumentenmanagement

Digitale Kontrolle wichtiger Dokumente

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem vereint Dokumente, Routen und Status in einer einzigen Umgebung. Die Automatisierung des Dokumentenmanagements reduziert die manuelle Weitergabe von Dokumenten zwischen Beteiligten und bietet Kontrolle über jede Phase.

Was wir umsetzen:

Automatisierung von Dokumentenfreigaben: flexible Routen mit Rollen und Zugriffsebenen.
Fristenkontrolle, Erinnerungen und Änderungshistorie.
Integration mit ERP/CRM/Finanzsystemen.
Digitale Signaturen und elektronisches Dokumentenarchiv.

Ergebnis: Kein Dokument geht verloren und keine Aktion wird versäumt.

Was dies dem Unternehmen bringt:

Transparenz in Entscheidungsprozessen.
Ein zentraler Zugangspunkt für die gesamte Dokumentation.
Verkürzung der Genehmigungszeit.
Minimierung von Risiken im Zusammenhang mit dem menschlichen Faktor.

Personalmanagementsystem

Systematische Automatisierung von HR-Prozessen

Die Automatisierung des Personalmanagements deckt den gesamten Zyklus der HR-Prozesse ab: von der Einstellung bis zur Gehaltsabrechnung und Urlaubskontrolle.

Was wir umsetzen:

Zentralisierte Erfassung von Mitarbeiterdaten, Dienstplänen und Tarifen.
Anträge auf Urlaub, Krankschreibungen und Dienstreisen mit Freigaberouten.
Onboarding, Einarbeitung, Rollen und Zugriffsrechte.
Berichterstattung und Integration mit dem Finanzmodul für automatische Abrechnung.

Was dies dem Unternehmen bringt:

Stabilität und Vorhersehbarkeit von Personalprozessen.
Weniger Zeit für Routine, mehr für Personalentwicklung.
Vollständige Transparenz der Interaktion zwischen Mitarbeitern und Management.
Reduzierung von Fehlern bei Berechnungen und Dokumentenmanagement.

Integration von Geschäftssystemen

Einheitliches digitales Ökosystem

Wir vereinen Geschäftstools zu einer ganzheitlichen Infrastruktur durch API und automatischen Datenaustausch.

Was wir umsetzen:

API-Integrationen mit CRM, ERP, E-Commerce, Finanz-, Logistik- und internen Systemen.
Übertragung und Aktualisierung von Daten in Echtzeit.
Synchronisierung von Geschäftsprozessen zwischen Abteilungen und Ländern.

Was dies dem Unternehmen bringt:

Ein einheitliches System mit synchronisierten Modulen und Daten.
Reduzierung der Anzahl von Fehlern und Datendopplungen.
Schneller Zugriff auf aktuelle Informationen für das gesamte Team.
Erhöhung der Flexibilität und Widerstandsfähigkeit gegenüber wachsender Belastung.

Technologien

Technologien, mit denen wir arbeiten

JavaScript

Vue.js

PHP

Java

API

MySQL

Power BI

Maschinelles Lernen

Symfony

RabbitMQ

GraphQL

Salesforce

Unser Ansatz

Wie wir arbeiten: Phasen der Implementierung

Wir installieren nicht nur ein System, sondern implementieren eine funktionierende Lösung, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Wir beginnen mit einer kostenlosen Beratung
, in der wir Ihnen helfen, das optimale System und das optimale Implementierungsformat auszuwählen.

Discovery-Phase

Wir analysieren das Geschäft und die Prozesse, formulieren Implementierungsziele, identifizieren Engpässe, modellieren Schlüsselszenarien und wählen die passende Plattform aus.

Implementierung typischer Funktionen

Wir passen das System an die Geschäftslogik an, erstellen ein technisches Lastenheft, fügen die erforderlichen Funktionen hinzu, schulen das Team und begleiten die ersten Arbeitswochen.

Begleitung und Anpassung

Wir lassen das System nicht außer Acht: Wir überwachen seine Stabilität, unterstützen die Benutzer und passen die Funktionalität an Änderungen in Ihren Prozessen an.

Entwicklung und Skalierung

Wenn die Basis stabil läuft, gehen wir zur Entwicklung über: Wir erstellen neue Module, erweitern Integrationen, fügen Berichte, Automatisierung, mobile Anwendungen usw. hinzu.

Unsere Referenzen

Portfolio erfolgreicher Lösungen

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CRM

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CRM E-Commerce

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Business Intelligence (BI)

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Business Intelligence (BI)

Informationen

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FAQ

Häufig gestellte Fragen

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Kann eine Automatisierung zwischen verschiedenen Services eingerichtet werden?

Wenn im Unternehmen bereits CRM, ERP, CMS, ein Lagersystem, Marktplätze oder andere Plattformen vorhanden sind, können sie so miteinander verbunden werden, dass Daten nicht manuell übertragen werden müssen.

Zum Beispiel kann eine Bestellung automatisch von der Website ins CRM gelangen, der Status kann im Kundenkonto aktualisiert werden, und Zahlungs- oder Lieferdaten können ohne Beteiligung eines Managers an das richtige System übergeben werden.

Ist Automatisierung möglich, wenn ein System keine API hat?

Ja, aber zuerst müssen die Einschränkungen der konkreten Software bewertet werden. Wenn keine direkte API vorhanden ist, kommen andere Varianten in Frage: Arbeit über die Datenbank, Austauschdateien, RPA-Szenarien, Parsing oder eine technische Zwischenschicht.

Entscheidend ist, nicht um jeden Preis zu verbinden, sondern die Lösung stabil zu machen. Wenn ein Umweg zu riskant ist, sollte man das sofort erkennen, um die Automatisierung nicht auf fragiler Logik aufzubauen.

Wie werden Daten in automatisierten Prozessen geschützt?

Sicherheit wird auf der Ebene von Zugriffen, Datenübertragung und Aktionskontrolle verankert. Für verschiedene Benutzer können Rollen konfiguriert, der Zugriff auf sensible Informationen eingeschränkt, gesicherte Verbindungen genutzt und Schlüsseloperationen in Logs festgehalten werden.

Wichtig ist auch, dass das System zeigt, wer eine Aktion ausgeführt hat, wann das geschah und welche Daten geändert wurden. Das hilft, den Prozess zu kontrollieren und die Fehlerursache schneller zu finden, falls einer auftritt.

Was passiert, wenn ein automatisierter Prozess ausfällt?

Eine korrekt aufgebaute Automatisierung darf nicht stillschweigend ausfallen. Sie muss den Fehler erfassen, zeigen, in welcher Phase das Problem aufgetreten ist, und die verantwortlichen Personen benachrichtigen.

Für kritische Prozesse kann ein Reserve-Szenario vorgesehen werden: erneute Verarbeitung, manuelle Bestätigung, eine Aufgabenwarteschlange oder die vorübergehende Rückkehr in einen kontrollierten manuellen Modus. Das verringert das Ausfallrisiko und hilft, den Betrieb schnell wiederherzustellen.

Woran erkennt man, dass die Automatisierung Ergebnisse gebracht hat?

Das Ergebnis wird daran gemessen, was sich nach dem Launch verändert hat: wie viele manuelle Tätigkeiten weggefallen sind, wie viel schneller der Prozess läuft, ob es weniger Fehler gibt und ob Status und Verantwortlichkeiten leichter zu kontrollieren sind.

Vor der Einführung sollten die aktuellen Kennzahlen festgehalten werden — zum Beispiel die Bearbeitungszeit einer Anfrage, die Anzahl manueller Operationen oder die Fehlerhäufigkeit. Dann ist nach dem Launch klar erkennbar, was genau sich verbessert hat und wie man es misst.

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Zusätzlich

IWIS-Entwicklungsprinzipien

Automatisierung von Geschäftsprozessen, die Arbeit vorhersehbar macht

Moderne Unternehmen stoßen auf Schwierigkeiten, wenn tägliche Abläufe von E-Mails, Tabellen und manuellen Freigaben abhängen. Arbeitsprozesse verlangsamen sich, Informationen gehen verloren und die Verantwortlichkeit zwischen Teams wird unklar.

Ein strukturierter Ansatz zur Digitalisierung von Prozessen ermöglicht es, operative Tätigkeiten zu ordnen. Anstelle manueller Koordination arbeiten Teams mit automatisierten Prozessen, die klare Regeln, Ausführungsfristen und Verantwortliche haben. Dies reduziert Chaos und gewährleistet Stabilität bei der Aufgabenausführung.

Bei IWIS beginnt Geschäftsautomatisierung mit Managementlogik: Analyse von Arbeitsprozessen, Identifizierung von Ineffizienzen und Vorbereitung von Geschäftsprozessen auf Veränderungen. In komplexen Umgebungen erstellen wir Programme, die langfristige Kontrolle und vorhersehbare Systemarbeit gewährleisten.

Was Automatisierung für moderne Unternehmen löst

Mit dem Wachstum von Unternehmen steigt die operative Komplexität. Freigabeketten werden länger, Informationen verteilen sich auf Systeme und die Prozesstransparenz nimmt ab.

Dieser Ansatz ermöglicht es, sich wiederholende Arbeitsprozesse mit minimaler manueller Beteiligung zu starten. Er vereint Freigaben, Aufgabenrouting und Dokumentenmanagement-Automatisierung in einer einzigen Umgebung. Dies hilft, Verzögerungen zu reduzieren, Fehler zu minimieren, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und die Transparenz der Abläufe zu erhöhen.

Im Gegensatz zur Automatisierung einzelner Aktionen beginnt dieses Format mit der Prozessoptimierung und dem Aufbau verständlicher Logik noch vor der Technologieimplementierung.

Programme für die Geschäftsautomatisierung

Systeme müssen dem entsprechen, wie Teams tatsächlich arbeiten. Wir entwerfen Lösungen rund um Rollen, Szenarien und Entscheidungsregeln, um Stabilität bei der Skalierung zu gewährleisten.

Die typische Funktionalität umfasst Workflow-Automatisierung, automatisierte Berichterstattung, ERP-Integration, CRM-Integration, API-Integration, Cloud-Automatisierung und Echtzeit-Monitoring. Dies ermöglicht es, manuelle Arbeit zu eliminieren, Fehler zu minimieren und die operative Effizienz zu steigern, ohne die tägliche Arbeit zu verkomplizieren.

Lösungen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Der Fokus liegt auf End-to-End-Prozessen, nicht auf einzelnen Funktionen. Jedes Projekt beginnt mit Analyse und Modellierung, um Engpässe vor dem Start der Implementierung zu identifizieren.

Typische Szenarien umfassen Finanzfreigaben, internes Dokumentenmanagement, Beschaffung und HR-Prozesse. Automatisierung wird mit Analytik kombiniert, insbesondere durch Business-Intelligence-Systeme, was bessere Kontrolle, Transparenz und Skalierungsbereitschaft gewährleistet.

Warum Unternehmen IWIS für Automatisierungsprojekte wählen

Unser Ziel ist es in jedem Fall zu verstehen, was genau automatisiert werden muss, welche Engpässe das Wachstum blockieren und wie diese Aufgaben in technische Sprache übersetzt werden, damit die Lösung tatsächlich funktioniert.

Wir übernehmen den gesamten Zyklus der Automatisierung von Geschäftsprozessen des Unternehmens: Analytik, Architektur, Entwicklung, Testing, Implementierung und Support. So geht der Projektkontext zwischen den Phasen nicht verloren. Wir stellen das Team aufgabenspezifisch zusammen: vom MVP zur schnellen Hypothesenprüfung bis zu komplexen Integrationen mit CRM, ERP, Finanzmodulen, Loyalitätssystemen oder internen Portalen. Wir automatisieren sowohl Front- als auch Backend: Kundenarbeit, Dokumentenmanagement, Finanzen, HR, Analytik.

In unseren Projekten haben wir:

interne Buchhaltungsportale für Finanzteams in der Kreativbranche aufgebaut;

KPI-Systeme und persönliche Konten für Tausende von Mitarbeitern eines Handelsnetzwerks erstellt;
externe Ticketing-Plattformen durch maßgeschneiderte E-Commerce-Lösungen mit Loyalitätsintegration ersetzt;
Dateninfrastruktur und Prognosemodelle für das Kundenmanagement entworfen;
Freigaben, Schulungen und Begleitung von HR-Prozessen in Unternehmen mit Zehntausenden von Mitarbeitern automatisiert.

Lösungen wählen wir für die realen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens. Die Architektur entwerfen wir von Anfang an unter Berücksichtigung zukünftiger Module, Teamwachstum, neuer Regionen oder Produktlinien. Im Ergebnis erhält der Kunde einen gesteuerten Prozess, der kontrolliert und weiterentwickelt werden kann.

Wir arbeiten mit transparenten Status, regelmäßigen Updates und schnellem Feedback. Der Kunde sieht den Fortschritt in Echtzeit, kann Prioritäten anpassen und datenbasierte Entscheidungen treffen. Nach dem Start übergeben wir die Dokumentation, schulen das Team und bleiben bei Bedarf im Support.

ROI der Automatisierung

Automatisierung von Geschäftsprozessen aus einer Hand reduziert die Belastung der Teams und wirkt sich auf Betriebskosten, Prozessgeschwindigkeit und finanzielle Ergebnisse aus.

Laut Studien ermöglicht Automatisierung eine durchschnittliche Kostensenkung von 20–35 % durch Eliminierung manueller Arbeit, Beschleunigung von Prozessen und Reduzierung von Fehlern. Analysen zeigen, dass automatisierte Prozesse 30–50 % schneller ausgeführt werden als traditionelle.
Über 59 % der Unternehmen verzeichnen einen positiven ROI der Automatisierung in weniger als 12 Monaten, und 73 % der IT-Direktoren berichten von einem Effizienzwachstum von über 50 %.
Die Amortisation der Automatisierung wird in der Regel innerhalb von 6–18 Monaten erreicht, und in einigen Fällen übersteigt der ROI 200 % im ersten Jahr.

Mit der Zeit wird Geschäftsautomatisierung zur Grundlage für stabiles Wachstum des Unternehmens.

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