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Automatisierung von Geschäftsprozessen aus einer Hand

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Überblick über unsere Erfahrung

Wir wechseln von manueller Steuerung zu strukturierten digitalen Prozessen.

Ungeordnete Daten, Aufgabenüberschneidungen, komplexe Berichterstattung – all das reduziert die Effizienz des Teams und erschwert die Entscheidungsfindung.
Wir helfen Unternehmen, von der manuellen Verwaltung zu systematischem Arbeiten überzugehen. Wir automatisieren Finanzen, Beschaffung, Dokumentenmanagement, Budgetierung und HR-Prozesse. Das Ergebnis: Statt Dutzender Excel-Dateien und endloser Korrespondenz erhalten Sie ein einheitliches, transparentes System mit aktuellen Daten in Echtzeit.

Was bringt das dem Unternehmen:

- Weniger Fehler und Verzögerungen
- Schnellere Entscheidungsfindung
- Klares Bild der Prozesse in jeder Phase
- Die Zeit des Teams wird für die Entwicklung und nicht für die Routine verwendet

ERP-Systeme

Digitaler Kern des Unternehmens

Wir implementieren ein Buchhaltungssystem, das alle wichtigen Geschäftsbereiche verbindet: Finanzen, Logistik, Vertrieb, Produktion, Personalmanagement. Dies gewährleistet Transparenz, Kontrolle und Vorhersehbarkeit im gesamten Unternehmen.

Was wir umsetzen:

  • Supply-Chain-Management: Beschaffung, Lager, Bestände.
  • Vertrieb, Kundenstamm, Arbeit mit Partnern (CRM).
  • Finanzen und Budgetierung: Kostenkontrolle, Berichterstattung, Plan-Ist.
  • Personalverwaltung: Positionen, Sätze, Abgrenzungen.
  • Vollständige Integration mit BI für operative Entscheidungsfindung.

Was dies dem Unternehmen bringt:

  • Einheitliches digitales Bild der Unternehmenstätigkeit.
  • Reduzierung manueller Arbeit und Datendopplungen.
  • Zeitnahe Informationen für die Ressourcen- und Rentabilitätssteuerung.
  • Bereitschaft zur Skalierung ohne Verlust der Steuerbarkeit.

Dokumentenmanagement

Digitale Kontrolle wichtiger Dokumente

Wir schaffen ein System, in dem das Dokumentenmanagement schnell, strukturiert und ohne Risiko von Verlusten oder Verzögerungen funktioniert.

Was wir umsetzen:

  • Flexible Genehmigungswege mit Rollen und Zugriffsebenen.
  • Terminüberwachung, Erinnerungen, Änderungshistorie.
  • Integration mit ERP/CRM/Finanzsystemen.
  • Unterstützung digitaler Signaturen und Archivierung.


Ergebnis:
 Kein Dokument geht verloren und keine Aktion wird versäumt.

Was dies dem Unternehmen bringt:

  • Transparenz in Entscheidungsprozessen.
  • Ein zentraler Zugangspunkt für die gesamte Dokumentation.
  • Verkürzung der Genehmigungszeit.
  • Minimierung von Risiken im Zusammenhang mit dem menschlichen Faktor.

Personalmanagement

Systematische Automatisierung von HR-Prozessen

Wir helfen Ihnen, ein transparentes und skalierbares HR-Managementmodell aufzubauen: von der Einstellung eines Mitarbeiters bis zur Gehaltsabrechnung und Urlaubskontrolle. Alle Prozesse sind automatisiert, integriert und nachverfolgbar.

Was wir umsetzen:

  • Zentrale Erfassung von Personal, Zeitplänen, Sätzen.
  • Anträge auf Urlaub, Krankengeld, Dienstreisen.
  • Onboarding, Anpassung, interne Genehmigungen.
  • Integration mit dem Finanzmodul zur automatischen Verrechnung.

Was dies dem Unternehmen bringt:

  • Stabilität und Vorhersehbarkeit von Personalprozessen.
  • Weniger Zeit für Routine, mehr für Personalentwicklung.
  • Vollständige Transparenz der Interaktion zwischen Mitarbeitern und Management.
  • Reduzierung von Fehlern bei Berechnungen und Dokumentenmanagement.

Integration von Geschäftssystemen

Einheitliches digitales Ökosystem

Wir vereinen alle Geschäftstools zu einer ganzheitlichen Infrastruktur, die wie ein einziger Mechanismus funktioniert.

Was wir umsetzen:

  • Integration von ERP, CRM, E-Commerce, Buchhaltung, BI, Logistikdienstleistungen.
  • Übertragung und Aktualisierung von Daten in Echtzeit.
  • Synchronisierung von Geschäftsprozessen zwischen Abteilungen und Ländern.

Was dies dem Unternehmen bringt:

  • Einheitliches System, in dem alle Module aufeinander abgestimmt sind.
  • Reduzierung der Anzahl von Fehlern und Datendopplungen.
  • Schneller Zugriff auf aktuelle Informationen für das gesamte Team.
  • Erhöhung der Flexibilität und Widerstandsfähigkeit gegenüber wachsender Belastung.

Technologien

Technologien, mit denen wir arbeiten

JavaScript

Vue.js

PHP

Java

API

MySQL

Power BI

Machine Learning

Symfony

RabbitMQ

GraphQL

Salesforce

Unser Ansatz

Wie wir arbeiten: Phasen der Implementierung

Wir installieren nicht nur ein System, sondern implementieren eine funktionierende Lösung, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Wir beginnen mit einer kostenlosen Beratung
, in der wir Ihnen helfen, das optimale System und das optimale Implementierungsformat auszuwählen.

Discovery-Phase

Wir analysieren das Geschäft und die Prozesse, formulieren Implementierungsziele, identifizieren Engpässe, modellieren Schlüsselszenarien und wählen die passende Plattform aus.

Implementierung typischer Funktionen

Wir passen das System an die Geschäftslogik an, erstellen ein technisches Lastenheft, fügen die erforderlichen Funktionen hinzu, schulen das Team und begleiten die ersten Arbeitswochen.

Begleitung und Anpassung

Wir lassen das System nicht außer Acht: Wir überwachen seine Stabilität, unterstützen die Benutzer und passen die Funktionalität an Änderungen in Ihren Prozessen an.

Entwicklung und Skalierung

Wenn die Basis stabil läuft, gehen wir zur Entwicklung über: Wir erstellen neue Module, erweitern Integrationen, fügen Berichte, Automatisierung, mobile Anwendungen usw. hinzu.

Unsere Referenzen

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Weitere Fälle
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FAQ

Häufig gestellte Fragen

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Wie erkennt man, welche Prozesse zuerst automatisiert werden sollten?

Zuerst wird analysiert, wo das Team die meiste Zeit manuell verbringt, wo häufig Fehler entstehen oder wo ein Prozess von einer einzigen Person abhängt. Wichtig ist auch zu bewerten, wie oft sich die Aufgabe wiederholt und was eine Verzögerung kostet.

Zuerst werden in der Regel Prozesse automatisiert, die den größten Einfluss auf Geld, Arbeitsgeschwindigkeit oder Servicequalität haben.

Wie lange dauert die Einführung einer Automatisierung?

Die Dauer hängt von der Komplexität des Prozesses, der Anzahl der Systeme und dem Umfang der Logik ab. Kleine Automatisierungen können einige Wochen dauern, komplexe Lösungen mit Integrationen, Rollen und Freigaben — mehrere Monate.

Um den Start nicht zu verzögern, wird der Prozess oft in Etappen aufgeteilt: Zuerst wird eine funktionierende Basisversion eingeführt, dann werden neue Szenarien und Verbesserungen hinzugefügt.

Welche Aufgaben erledigt das Team nach der Automatisierung nicht mehr manuell?

Nach der Automatisierung verschwinden Tätigkeiten, die früher täglich Zeit kosteten: manuelles Übertragen von Informationen, Prüfen derselben Status, Erstellen von Standardberichten, Erinnern der Kollegen an den nächsten Schritt.

Die Menschen fallen nicht aus dem Prozess heraus, aber ihre Rolle ändert sich. Sie kontrollieren das Ergebnis, bearbeiten Ausnahmen und kümmern sich um Aufgaben, die Erfahrung, Kommunikation oder eine Managemententscheidung erfordern.

Worin unterscheidet sich RPA von individueller Automatisierung?

RPA wiederholt Benutzeraktionen in der Oberfläche: Es öffnet Seiten, klickt Buttons, kopiert oder fügt Daten ein. Das eignet sich für einfache Szenarien, in denen kein Zugriff auf das System auf Integrationsebene besteht.

Individuelle Automatisierung arbeitet tiefer: über APIs, eigene Logik, Module oder Integrationen zwischen Systemen. Sie wird gewählt, wenn Stabilität, Skalierbarkeit und präzise Datenkontrolle gefragt sind.

Schulen Sie das Team nach der Einführung der Automatisierung?

Selbstverständlich. Nach dem Launch erhält das Team eine Erklärung, wie der neue Prozess funktioniert, welche Handlungen erforderlich sind und an wen man sich bei Fragen wendet. Bei Bedarf werden kurze Anleitungen oder Videos erstellt oder eine Schulung durchgeführt.

Wir tun alles dafür, dass die Mitarbeiter die Lösung selbstständig nutzen können — ohne ständige Beteiligung der Entwickler an der täglichen Arbeit.

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Zusätzlich

IWIS-Entwicklungsprinzipien

Prozessautomatisierung, die Arbeit planbar macht

Moderne Unternehmen stoßen an ihre Grenzen, wenn tägliche Abläufe von E-Mails, Tabellen und manuellen Nachfassaktionen abhängen. Prozesse verlangsamen sich, Informationen gehen verloren und Verantwortlichkeiten werden unklar.

Ein strukturierter Automatisierungsansatz bringt Ordnung in den operativen Alltag. Anstelle manueller Koordination arbeiten Teams mit automatisierten Abläufen, klaren Regeln, definierten Fristen und eindeutiger Verantwortung. Dadurch werden Abläufe stabiler und besser kontrollierbar.

Bei IWIS verstehen wir Automatisierung Geschäftsprozesse als Managementdisziplin und nicht als rein technische Maßnahme. Wir starten mit einer Analyse bestehender Workflows, identifizieren Ineffizienzen und bereiten Prozesse gezielt vor. In komplexen Umgebungen entwickeln wir Lösungen, die langfristige Steuerbarkeit und verlässliche Ausführung ermöglichen.

Was Prozessautomatisierung für moderne Unternehmen löst

Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt die operative Komplexität. Freigaben dauern länger, Informationen verteilen sich auf mehrere Systeme und Transparenz geht verloren.

Dieser Ansatz ermöglicht wiederholbare Abläufe mit minimalem manuellem Aufwand. Aufgabensteuerung, Genehmigungen und Dokumentenflüsse werden in einer strukturierten Umgebung zusammengeführt. Das reduziert Verzögerungen, senkt Fehlerquoten, schafft klare Zuständigkeiten und verbessert die Transparenz über alle Prozesse hinweg.

Im Unterschied zur einfachen Aufgabenautomatisierung beginnt diese Methodik immer mit Prozessverbesserung und einer klar definierten Logik, bevor Technologie eingesetzt wird.

Digitale Prozessautomatisierung

Systeme müssen sich an der realen Arbeitsweise von Teams orientieren. Lösungen werden entlang von Rollen, Entscheidungswegen und Verantwortlichkeiten konzipiert, um Stabilität bei wachsender Organisation sicherzustellen.

Zum Funktionsumfang zählen unter anderem automatisierte Workflows, automatisierte Berichte, ERP-Integration, CRM-Integration, API-Integration, Cloud-Automatisierung sowie Echtzeit-Überwachung. Dadurch lassen sich manuelle Arbeit eliminieren, Fehler minimieren und die operative Effizienz steigern – ohne zusätzliche Komplexität im Tagesgeschäft.

Individuelle Automatisierungslösungen

Der Fokus liegt stets auf durchgängigen Abläufen statt auf isolierten Funktionen. Jedes Projekt beginnt mit einer strukturierten Analyse und Prozessaufnahme, um Engpässe vor der Umsetzung zu identifizieren.

Typische Einsatzbereiche sind Finanzfreigaben, interner Dokumentenfluss, Beschaffungsprozesse sowie operative HR-Abläufe. Automatisierte Prozesse werden dabei mit Analysefunktionen kombiniert, unter anderem über BI Systeme, um bessere Kontrolle, Transparenz und Skalierbarkeit zu gewährleisten.

Warum Unternehmen IWIS für Automatisierungsprojekte wählen

Was wir liefern, ist nicht nur funktionierende Software, sondern eine tragfähige Grundlage für nachhaltige Geschäftsprozessautomatisierung.

Unser Ziel in jedem Projekt ist es, genau zu verstehen, was automatisiert werden muss, welche Engpässe das Wachstum bremsen und wie sich diese Anforderungen in eine technische Lösung übersetzen lassen, die im Alltag funktioniert.

Wir übernehmen den gesamten Zyklus – von Analyse, Architektur und Entwicklung bis hin zu Testing, Implementierung und Support – ohne dass unterwegs Kontext verloren geht. Die Teams stellen wir bedarfsgerecht zusammen: von MVPs zur schnellen Validierung bis hin zu komplexen Integrationen mit CRM-, ERP- und Finanzsystemen, Loyalty-Plattformen oder internen Portalen. Wir automatisieren sowohl Frontend- als auch Backend-Prozesse – Kundenservice, Dokumentenmanagement, Finanzen, HR und Analytics.

In unseren Projekten haben wir unter anderem:

  • interne Portale für Finanzabteilungen in kreativen Branchen entwickelt;
  • KPI-Systeme und persönliche Dashboards für tausende Mitarbeitende umgesetzt;
  • externe Ticketing-Plattformen durch maßgeschneiderte E-Commerce-Lösungen ersetzt;
  • Dateninfrastrukturen und Prognosemodelle für Kundenbindung und Vertriebssteuerung aufgebaut;
  • HR-Prozesse in großen Organisationen automatisiert – inklusive Schulung und Einführung.

Und vieles mehr. Wir entwickeln keine Lösungen von der Stange, sondern passen sie an die realen Anforderungen des Unternehmens an. Unsere Architekturen sind skalierbar angelegt – mit Blick auf neue Module, wachsende Teams oder zusätzliche Märkte. Das Ergebnis ist nicht nur funktionierende Software, sondern ein Prozess, der sich steuern und weiterentwickeln lässt.

Wir arbeiten mit klaren Status-Updates, iterativer Entwicklung und schnellen Feedbackzyklen. Unsere Kunden sehen den Fortschritt in Echtzeit, können Prioritäten anpassen und auf Datenbasis entscheiden. Nach dem Go-live übergeben wir Dokumentation, schulen das interne Team und bleiben auf Wunsch langfristig für Support verfügbar.

ROI der Automatisierung

Intelligente Prozessautomatisierung ist längst mehr als nur ein Mittel zur Entlastung von Teams – sie gilt heute als strategische Investition mit direktem Einfluss auf die Rentabilität eines Unternehmens.

Studien zeigen, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen die Betriebskosten im Durchschnitt um 20-35 % senken kann – durch den Abbau manueller Tätigkeiten, beschleunigte Abläufe und eine deutlich geringere Fehlerquote.
Automatisierte Prozesse laufen im Schnitt 30-50 % schneller als herkömmliche Abläufe.
Mehr als 59 % der Unternehmen berichten von einem positiven ROI innerhalb von weniger als 12 Monaten, während 73 % der IT-Führungskräfte eine Effizienzsteigerung von über 50 % feststellen.

In den meisten Fällen amortisieren sich Automatisierungsprojekte innerhalb von 6 bis 18 Monaten. In einigen Fällen wird bereits im ersten Jahr ein ROI von über 200 % erreicht.

Langfristig wird die Automatisierung zu einer tragenden Säule für nachhaltiges Wachstum – weit über punktuelle operative Verbesserungen hinaus.

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