Power BI für Unternehmen: Was es ist und wie man startet

Auf die Frage «Was ist Power BI?» geben Analyst, Führungskraft und IT-Fachkraft höchstwahrscheinlich unterschiedliche Antworten. Für den Analysten ist es Power BI Desktop, wo Modelle und Berichte entstehen. Die Führungskraft sieht Dashboards im Browser oder auf dem Smartphone. Das IT-Team arbeitet mit Power BI Service, Zugriffsrechten, Datenaktualisierung und Lizenzen.

Alle nutzen unterschiedliche Teile derselben Plattform. Um zu verstehen, wie sich Power BI für Unternehmen einsetzen lässt, muss man wissen, welche Rolle jede Komponente spielt, wer eine kostenpflichtige Lizenz braucht und mit welcher Geschäftsaufgabe die Einführung beginnen sollte.

Was ist Power BI

Power BI ist eine Business-Intelligence-Plattform von Microsoft, die Daten aus Excel, CRM, ERP, Datenbanken und anderen Systemen in interaktive Berichte und Dashboards verwandelt. Sie hilft, Informationen aus mehreren Quellen zusammenzuführen, in eine einheitliche Struktur zu bringen, die nötigen Kennzahlen zu berechnen und das Ergebnis verständlich darzustellen.

Power BI einfach erklärt: Es ist ein Werkzeug, in dem ein Unternehmen Daten zu Vertrieb, Finanzen oder operativen Prozessen sammeln und auf einem Bildschirm sehen kann. Der Nutzer kann von einer Gesamtkennzahl zu einer konkreten Region, einem Produkt, einem Kunden oder einer Transaktion wechseln, ohne für jede Frage einen eigenen Bericht zu erstellen.

Die Hauptkomponenten – Desktop, Service, Mobile

Power BI besteht aus mehreren miteinander verbundenen Komponenten, von denen jede für eine eigene Arbeitsphase zuständig ist.

Was ist Power BI Desktop? Das ist eine kostenlose Windows-Anwendung, in der der Analyst Daten anbindet und bereinigt, ein Modell erstellt und einen Bericht aufbaut. Die fertige Datei lässt sich lokal nutzen oder in der Cloud-Umgebung veröffentlichen.

Was ist Power BI Service? Das ist der Cloud-Teil der Plattform für die Veröffentlichung von Berichten, die automatische Datenaktualisierung, die Zusammenarbeit und die Zugriffsverwaltung. Power BI Mobile ermöglicht es, veröffentlichte Analysen vom Smartphone oder Tablet aus anzusehen.

So funktioniert Power BI: Desktop dient der Vorbereitung des Berichts, Service seiner Veröffentlichung und Verteilung und Mobile der Ansicht.

Power BI Lizenzierung

Vom Modell der Power BI Lizenzierung hängt ab, wer Berichte erstellen, veröffentlichen und ansehen kann. Für Lernzwecke, einen Prototyp oder die lokale Arbeit reicht das kostenlose Desktop. Ein kostenpflichtiger Tarif wird in der Regel dann nötig, wenn Analysen im Power BI Service veröffentlicht und dem Team zugänglich gemacht werden.

Free vs Pro vs Premium

Beim Vergleich Power BI Free vs Pro liegt der Hauptunterschied in der Zusammenarbeit. Die kostenlose Lizenz eignet sich für die persönliche Nutzung, während Pro erlaubt, Berichte zu veröffentlichen und Kollegen zugänglich zu machen.

Power BI Desktop ist ebenfalls kostenlos verfügbar, es handelt sich dabei aber um eine eigenständige Windows-Anwendung und nicht um eine Art Nutzerlizenz. Darin entstehen Modelle und Berichte, die anschließend im Power BI Service veröffentlicht werden können.

Was ist Power BI Pro? Das ist eine persönliche Lizenz für die Veröffentlichung von Berichten, den gemeinsamen Zugriff und die Arbeit in Team-Arbeitsbereichen. Liegen die Inhalte in einem regulären Pro-Workspace, brauchen sowohl der Autor als auch die Nutzer, die die Berichte ansehen, eine kostenpflichtige Lizenz.

Beim Vergleich Power BI Pro vs Premium muss man zwischen Premium Per User und der Lizenzierung nach Kapazität unterscheiden. PPU enthält die Pro-Funktionen und gibt einem einzelnen Nutzer Zugang zu den meisten Premium-Möglichkeiten. Für die Arbeit mit Inhalten in einem PPU-Workspace braucht jeder Nutzer ebenfalls eine PPU-Lizenz.

Wann Premium capacity nötig ist

Power BI Premium: Was bedeutet das im Jahr 2026? Premium Per User bleibt eine persönliche Lizenz, für die Lizenzierung auf Organisationsebene setzt Microsoft auf Fabric capacity. Neue Power BI Premium P SKUs werden nicht mehr verkauft: Nach dem Auslaufen bestehender Verträge wechseln Unternehmen zu Fabric F SKUs.

Fabric capacity ist dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen dedizierte Ressourcen benötigt oder Berichte von einem großen Nutzerkreis angesehen werden. Ab F64 aufwärts können Nutzer mit kostenlosen Lizenzen Inhalte ansehen, die in der capacity liegen, sofern ihnen der entsprechende Zugriff erteilt wurde, zum Beispiel die Rolle Viewer im Arbeitsbereich. Autoren brauchen für die Veröffentlichung von Inhalten weiterhin Pro oder PPU.

Die Antwort auf die Frage, wie viel Power BI kostet, hängt daher von der Zahl der Autoren und Betrachter, dem Datenvolumen und der Last ab. Für ein kleines Team reicht in der Regel Pro, die Sinnhaftigkeit von Fabric capacity muss separat berechnet werden.

Für wen Power BI geeignet ist

Power BI eignet sich für Unternehmen, die ihre Berichte aus mehreren Systemen zusammentragen, Tabellen regelmäßig manuell aktualisieren oder eine Detailanalyse von Kennzahlen benötigen. Einem kleinen Unternehmen mit einer einzigen Datenquelle können Excel oder ein lokaler Bericht in Desktop genügen. Eine vollwertige Einführung lohnt sich, wenn mehrere Teams mit Analysen arbeiten, Daten automatisch aktualisiert werden sollen und Zugriffe abgestuft werden müssen.

Womit die Einführung beginnt

Zuerst muss festgelegt werden, welche Entscheidung der Bericht unterstützen soll, und erst danach werden Visualisierungen und Lizenzen ausgewählt. Um zu verstehen, wie man mit Power BI startet, genügen fünf Hauptschritte:

Der erste Power BI Bericht erlaubt es, die Datenqualität und den Nutzen der Analytik noch vor der Skalierung zu prüfen. Einsteiger lernen Power BI besser an einer konkreten Arbeitsaufgabe, statt alle Funktionen der Plattform ohne praktischen Kontext zu studieren.

Typische Geschäftsaufgaben, die Power BI löst

Wofür wird Power BI gebraucht? Es hilft, schnell Antworten auf Fragen zu erhalten, von denen Managemententscheidungen abhängen. Ein Unternehmen kann die Marge einzelner Produkte kontrollieren, Vertriebsergebnisse bewerten oder einen Lagerengpass rechtzeitig erkennen.

Ein Beispiel für ein Power BI Dashboard im Vertrieb ist die Gesamterfüllung des Plans mit der Möglichkeit, zu einer konkreten Region, einem Mitarbeiter oder einem Deal zu wechseln. Weitere Beispiele für Power BI Berichte sind ein Plan-Ist-Vergleich der Finanzen, die Analyse von Werbekanälen, die Bestandskontrolle und das Monitoring operativer Prozesse.

Einer der praktischen Power BI Vorteile ist die Möglichkeit, die Datensicht selbst über Filter zu ändern. Die Prinzipien für den Aufbau solcher Panels werden ausführlicher im Beitrag KPI-Dashboards in Power BI behandelt.

Wie IWIS Power BI für Unternehmen einführt

IWIS beginnt die Einführung mit einem Audit der Geschäftsaufgaben, der Datenquellen und der KPI-Berechnungsregeln. Danach durchläuft das Team vier Phasen:

Die Geschäftsführung erhält das Gesamtbild des Unternehmens, Bereichsleiter die Kennzahlen ihrer Teams und Mitarbeiter die Daten, die sie für die tägliche Arbeit brauchen. Dank eines einheitlichen Modells sehen alle Nutzer Kennzahlen, die nach denselben Regeln berechnet sind.

Die Leistung Einführung von Business Intelligence auf Basis von Power BI umfasst den gesamten Zyklus: vom Datenaudit bis zum Start der Managementberichte und der Schulung der Nutzer.

Kostenlose Beratung von IWIS

In einer kostenlosen Beratung bewertet das IWIS-Team die aktuelle Berichterstattung, bestimmt den vorrangigen Bericht und wählt ein Modell der Power BI Lizenzierung. Nach der Beratung ist klar, welche Quellen anzubinden sind und mit welcher Phase die Einführung beginnen sollte.