Від хаосу в Excel-файлах до єдиного додатку: 500 артистів та 5000 треків в одній системі бренду BEST MUSIC

Теги:

Custom Software DevelopmentWeb Development

Про проєкт

Прискорили процеси та підвищили точність бізнес-інструментів шляхом ітеративного підходу й автоматизації

BEST MUSIC – це відоме українське музичне видавництво. Лейбл служить платформою для розвитку та продюсування талантів. Бренд надає підтримку майже 500 артистам. Найвідоміші серед них: Злата Огнєвіч, Монатік та Артем Пивоваров. Компанія надає PR-послуги, юридичний супровід тощо. Каталог BEST MUSIC складається з понад 5000 різножанрових музичних творів. Лейбл дієво перетворює творчість у стабільний бізнес, використовуючи сучасні технології та підходи до управління.

Проблема клієнта

Класична ситуація масштабного бізнесу: велика кількість операційних даних зберігалася в розрізнених Excel-файлах. Замовник звернувся із запитом – автоматизувати основні фінансові процеси. Велика залежність від конкретних працівників ускладнювала контроль, звітність і зростання бізнесу.

Основні труднощі:

Неможливість швидко згенерувати фінансову звітність;
Залежність від людського фактору;
Відсутність єдиного простору для взаємодії між відділами;
Каталог з 5000 треків не мав централізованої системи;
Кожне нове масштабування вимагало додаткових ресурсів і створювало ще більше хаосу.

Компанії потрібен був надійний інструмент управління, який мінімізує ризики втрати даних, прискорить фінансові операції, дозволить працювати з великою кількістю артистів і треків без додаткових витрат.

Інформація про кейс

Модернізація управління BEST MUSIC: тепер точніше, впорядкованіше, швидше

Ми автоматизували ключові процеси у веб-додатку, який ефективно працює з сотнями артистів і тисячами треків.
Наш підхід:
Почали з етапу Discovery: зібрали вимоги, визначили користувацькі сценарії, обрали технології. До автоматизації всі дані були розрізнені: Excel-файли та залежність від співробітників. Ітеративна розробка дозволила швидко адаптувати функціонал під реальні задачі бізнесу. Таким чином ми стали на шлях створення інструменту, який злагоджено та оперативно працюватиме для масштабного музичного видавництва BEST MUSIC і оптимально підтримуватиме таку величезну кількість артистів, що працюють з лейблом.

Результати роботи:

Нам вдалося успішно розробити внутрішній web-додаток для автоматизації процесів видавництва. Гарних результатів зуміли досягти завдяки ітеративному підходу та обраній методології управління проєктом. Оптимізувавши обробку великих масивів інформації, ми замінили розрізнені Excel-файли єдиною платформою.
Моменти, які варто підсвітити:
етап виконання фінансових операцій набагато скоротився;
менше впливу людського фактора на ключові процеси;
портал готовий до масштабування без додаткових витрат;
за єдиним шаблоном тепер формується фінансова звітність.
Зараз команда BEST MUSIC працює з проєктом самостійно, оскільки ми прописали детальні інструкції та провели курс навчання для персоналу. В результаті замовник отримав технологічну модель, яка набагато спрощує, пришвидшує роботу, надає точність показників та сприяє розвитку бренду.