HR-Portal für ein globales Beratungsunternehmen: eine neue Ebene der externen Kommunikation

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Webentwicklung

Über das Projekt

Digitale Fassade interner HR-Prozesse für die Außenwelt

Unser Kunde ist ein internationales Beratungsunternehmen mit einer komplexen Struktur von HR-Prozessen und einer Präsenz in über 150 Ländern weltweit. Der Tätigkeitsbereich umfasst Wirtschaftsprüfung, strategische Beratung, Finanzen, Steuer- und Technologiedienstleistungen. Das Unternehmen arbeitet täglich mit einer Vielzahl externer Partner zusammen: Bewerbern, Personalvermittlern, Auftragnehmern, Anbietern von Schulungsprogrammen und Wirtschaftsprüfern. Hohe Standards der betrieblichen Effizienz, eine weit verzweigte geografische Präsenz und eine komplexe Struktur der Zusammenarbeit erfordern eine kontinuierliche Verbesserung sowohl der internen als auch der externen Prozesse.

Das Problem des Kunden

Das Unternehmen hatte keine einheitliche Lösung für die externe HR-Kommunikation: Die Prozesse waren uneinheitlich.

Die wichtigsten Herausforderungen:

Die Prozesse wurden mithilfe verschiedener Excel-Dateien automatisiert.
Es gab keinen einheitlichen Zugangspunkt für externe Anfragen.
Es ist nicht möglich, den Status oder die Historie der Interaktion mit einer bestimmten Person nachzuverfolgen.
Abhängigkeit von menschlichen Faktoren in der Kommunikation.

Dies veranlasste das Unternehmen, nach einem Tool zu suchen, mit dem HR-Prozesse in eine kontrollierbare digitale Umgebung übertragen werden konnten.

Informationen zum Fall

Entwicklung eines HR-Portals mit interaktivem Prototyp, schrittweiser Umsetzung und vollständiger Einführung

Das Projekt umfasste alle Phasen: von der Geschäftsanalyse und Modellierung der Schlüsselprozesse bis zur Inbetriebnahme des Systems und der Schulung der Benutzer.
Unser Ansatz:
Wir begannen mit der Untersuchung der Prozesse – der Discovery-Phase, in der wir typische Interaktionsszenarien analysierten und drei Bereiche mit dem größten Einflusspotenzial identifizierten. Auf der Grundlage dieser Bereiche sammelten wir Anforderungen und erstellten einen klickbaren Prototyp, der es ermöglichte, schnell eine Einigung über die Vision der zukünftigen Lösung zu erzielen. Danach gingen wir zur schrittweisen Entwicklung über: Wir arbeiteten iterativ, mit regelmäßiger Präzisierung der Anforderungen und flexibler Aufgabenplanung. Im Laufe des Prozesses führten wir den Time & Material-Ansatz ein, um effektiv auf Änderungen seitens des Kunden reagieren zu können. Nach Abschluss der Entwicklung führten wir Schulungen durch, erstellten Text- und Videoanleitungen und übergaben die Lösung an das Team des Kunden.

Arbeitsergebnisse:

Durch die Umsetzung hat das Unternehmen Folgendes erreicht:
Tool für die zentrale Interaktion mit externen Benutzern;
ein automatisiertes System, das Excel-Dateien, manuelle Vorgänge und unstrukturierte Kommunikation ersetzt hat;
Möglichkeit, Status und Interaktionsverlauf zu verfolgen und Doppelarbeit zu vermeiden;
Verringerung der Abhängigkeit vom menschlichen Faktor und einzelnen Mitarbeitern;
Skalierbarkeit durch Reduzierung des Arbeitsaufwands und eine geordnete Datenstruktur.
Das HR-Portal hat verstreute manuelle Vorgänge in ein einheitliches, steuerbares System verwandelt und ist zu einem digitalen Gateway zwischen dem Unternehmen und der Außenwelt geworden.