Vollständiger Leitfaden zur Automatisierung von Arbeitsprozessen 2026

Heute verarbeiten Unternehmen ein Vielfaches mehr an Bestellungen als noch vor fünf Jahren, ohne dabei proportional mehr Mitarbeiter einzustellen. Der Grund dafür ist, dass Prozesse, die früher an jedem einzelnen Schritt menschliche Beteiligung erforderten, inzwischen von Systemen übernommen wurden. Mit anderen Worten: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist bereits Realität – sie ist verfügbar und funktioniert in Unternehmen jeder Größe. Und jede Stunde, die für das manuelle Kopieren von Daten oder die Suche nach Dateien aufgewendet wird, kostet Geld, das eigentlich eingespart werden könnte.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Dabei übernimmt Software routinemäßige Aufgaben anstelle von Menschen. Und zwar übernimmt sie sie vollständig, nicht nur unterstützend: Sie empfängt Daten, verarbeitet sie, sortiert sie, leitet sie weiter, benachrichtigt Verantwortliche und erstellt Berichte.

Effektives Workflow-Management bedeutet, dass alles, was regelmäßig nach demselben Muster abläuft, automatisiert werden kann. Ein Kunde füllt ein Formular auf der Website aus – der Manager erhält automatisch eine Aufgabe, der Kunde bekommt eine Willkommens-E-Mail, der Kontakt wird in das CRM-System übertragen. Jemand geht in den Urlaub – seine Aufgaben werden unter Kollegen verteilt, das Team erhält eine Benachrichtigung, Deadlines werden angepasst.

Das Unternehmen legt die Regeln selbst fest: Wenn A passiert, führt das System B aus. Einmal eingerichtet, läuft der Prozess ohne menschliches Zutun.

Grundlagen verstehen

Zentrale Konzepte und Definitionen

Ein Workflow ist der Weg, den eine Aufgabe von Anfang bis Ende durchläuft. Nehmen wir eine Bestellung in einem Onlineshop: Zuerst geht die Anfrage ein, dann prüft sie jemand, der Kunde bezahlt, die Ware wird aus dem Lager versendet, anschließend erfolgt die Lieferung. Jeder Schritt hängt vom vorherigen ab – und das gesamte Zusammenspiel nennt man Workflow.

Ein Trigger ist ein Ereignis, das eine automatische Handlungskette auslöst: Ein neuer Lead erscheint im CRM, ein Kunde füllt ein Formular aus, ein bestimmtes Datum im Kalender ist erreicht, der Status einer Aufgabe ändert sich auf „erledigt“. Alles, was das System erfassen und registrieren kann.

Eine Aktion ist das, was nach dem Trigger geschieht: Das System sendet eine E-Mail an den Kunden, erstellt eine neue Aufgabe für den Manager, aktualisiert Daten in einer Tabelle, verschickt eine Slack-Benachrichtigung oder generiert einen Vertrag aus einer Vorlage.

Ein einziges Ereignis kann Dutzende von Aktionen ohne menschliche Beteiligung auslösen.

Eine Bedingung ist eine Verzweigung im Prozess. Übersteigt der Bestellwert 10.000 UAH? Dann geht die Bestellung automatisch zur zusätzlichen Prüfung an den Vorgesetzten. Liegt er darunter? Dann wird sie ohne Verzögerung direkt weiterbearbeitet. Das System trifft Entscheidungen auf Basis vorher definierter Regeln.

Integration bedeutet, dass verschiedene Programme miteinander kommunizieren: Das CRM überträgt die Kontaktdaten eines neuen Kunden an einen E-Mail-Service, dieser versendet eine Willkommensnachricht und registriert die Öffnung im Analysesystem. Von dort gelangen die Daten in Reporting-Tabellen.

Niemand exportiert etwas manuell oder kopiert Daten zwischen Tabs.

Warum ist das wichtig?

Über 40 % der Arbeitszeit von Büroangestellten entfällt auf sich wiederholende Tätigkeiten: dieselben Daten von einem Ort zum anderen kopieren, Dokumente in E-Mails oder auf Laufwerken suchen, Berichte nach demselben Muster erstellen, Erinnerungen verschicken oder Zahlen aus verschiedenen Quellen abgleichen.

Verdient ein Mitarbeiter 50.000 UAH pro Monat und verbringt die Hälfte seiner Zeit mit solcher Routinearbeit, zahlt das Unternehmen faktisch 40 % seines Gehalts für Tätigkeiten, die ein System übernehmen könnte. Multipliziert man das mit der Teamgröße, entsteht eine spürbare Summe.

Hinzu kommt: Menschen ermüden bei monotoner Arbeit, machen gegen Tagesende häufiger Fehler, vergessen Details im Multitasking oder überspringen Schritte unter Zeitdruck. Das ist der menschliche Faktor – und er lässt sich nicht eliminieren. Ein System hingegen arbeitet stabil, unabhängig von Stimmung, Belastung oder Tageszeit.

Deshalb sollten Routinetätigkeiten automatisiert werden.

Detaillierte Analyse

Hauptkomponenten

Jedes Workflow-Automatisierungssystem besteht aus grundlegenden Elementen, die wie ein Uhrwerk zusammenarbeiten.

Die Automatisierungsplattform ist das Gehirn und Fundament – etwa Zapier, Make, Microsoft Power Automate, n8n oder branchenspezifische Lösungen. Sie verbindet Tools miteinander und steuert die Prozesslogik.

Datenquellen sind Programme und Systeme, aus denen Informationen stammen: CRM speichert Kundendaten, E-Mail-Systeme erfassen Korrespondenz, Website-Formulare sammeln Anfragen, Tabellen enthalten Finanzdaten.

Die Verarbeitungslogik definiert die Regeln: Überschreitet der Bestellwert eine bestimmte Grenze? Dann an den Senior-Manager senden. Antwortet der Kunde drei Tage nicht? Erinnerung verschicken.

Aktionsausführende Systeme setzen Befehle um: E-Mail-Services versenden Nachrichten, Messenger senden Benachrichtigungen, CRM erstellt Aufgaben, Buchhaltungssysteme generieren Rechnungen.

Ein Log-Speicher dokumentiert jeden Schritt: Wann startete der Prozess? Welche Daten wurden empfangen? Gab es Fehler? Das ist essenziell für Fehlerdiagnose und Transparenz.

Praxisbeispiel: Bestellverarbeitung

1. Der Kunde klickt auf „Absenden“ im Bestellformular, das System erfasst das Ereignis und startet die Kette.
2. Die Daten fließen ins CRM, ein Kontakt wird mit allen Informationen angelegt: Name, Telefon, E-Mail und Kaufinteresse.
3. Der Kunde erhält sofort eine E-Mail: „Vielen Dank, wir haben Ihre Anfrage Nr. 12345 erhalten. Ein Mitarbeiter meldet sich innerhalb einer Stunde.“ Die Vorlage fügt Name und Nummer automatisch ein.
4. Bedingung: Bestellwert über 50.000 UAH? Die Anfrage geht an den Seniormanager. Weniger? Sie wird nach Reihenfolge im Team verteilt.
5. Der zuständige Manager erhält eine Slack-Nachricht: „Neue Anfrage von Oleksandr, Budget 75.000, dringend“ – plus Link zum CRM-Eintrag.
6. Keine Reaktion nach 30 Minuten? Erneute Benachrichtigung. Eine Stunde Schweigen? Eskalation an den Vorgesetzten.
7. Der Manager setzt den Status auf „in Bearbeitung“, der Kunde erhält automatisch eine SMS: „Managerin Maryna arbeitet bereits an Ihrer Anfrage. Bitte warten Sie auf den Anruf.“
8. Drei Tage nach Abschluss wird eine Umfrage verschickt. Die Antworten werden im CRM erfasst und fließen automatisch in die Statistik ein.
9. Kundendaten, Auftragswert und Bearbeitungszeit werden automatisch dem Management-Dashboard hinzugefügt.

Menschen greifen nur dort ein, wo Entscheidungen oder direkte Kommunikation notwendig sind.

Praktische Umsetzung

Womit anfangen

Beginnen Sie nicht mit dem Kauf einer teuren Plattform und einem Jahresplan – sondern mit dem, was täglich nervt. Manager verbringen jeden Morgen eine Stunde damit, Anfragen aus der E-Mail in eine Tabelle zu kopieren? Das ist der Ausgangspunkt. Die Buchhaltung gleicht Daten zwischen zwei Systemen manuell ab? Auch das eignet sich. HR schickt jedem Neuzugang dieselben Dokumente? Perfekt.

Es muss nicht alles auf einmal automatisiert werden. Ein Prozess, ein schnelles Ergebnis, erste Erkenntnisse. Das Team sieht, dass es funktioniert, und fängt selbst an, Ideen für die nächsten Schritte vorzuschlagen.

Die erste Automatisierung sollte in Tagen laufen, nicht in Monaten. Dafür können einfache Tools für Basisszenarien genutzt werden oder komplexere Lösungen für aufwendigere Prozesse.

Schritt-für-Schritt-Prozess

Ein typisches Beispiel: Anfragen von der Website werden manuell bearbeitet – das kostet täglich 3–5 Stunden.

Prozessanalyse. Es wird festgestellt, was aktuell Schritt für Schritt passiert: Anfrage → E-Mail → Kopieren ins CRM → Aufgabe für den Manager → E-Mail an den Kunden. 10–15 Minuten pro Bestellung, bei 20 Anfragen sind das genau die 3–5 verlorenen Stunden.

Lösung wählen. Je nach Komplexität kann das eine fertige Integration zwischen Diensten oder eine individuelle Entwicklung mit einzigartiger Logik sein. Die API-Möglichkeiten der bereits genutzten Systeme werden geprüft.

Logik einrichten. Der Trigger „neue Anfrage“ startet die Kette: Daten fließen ins CRM, der Kunde erhält eine automatische Bestätigung, der Manager bekommt eine Aufgabe, das Team sieht eine Benachrichtigung in Slack. Bedingungen werden hinzugefügt: Großaufträge gehen automatisch an Seniormanager.

Ausnahmen behandeln. Das System muss Fehler überwachen. Ein Schritt hat nicht funktioniert? Der Verantwortliche erhält eine Benachrichtigung. Ein Dienst vorübergehend nicht erreichbar? Automatische Wiederholungsversuche.

Launch und Anpassung. Die ersten Tage erfordern genaues Monitoring. Werden alle Anfragen verarbeitet? Gibt es Ausfälle? Das Team gibt Feedback, der Prozess wird an die realen Bedürfnisse angepasst.

Nach einer Woche läuft das System stabil, und mit jedem neuen Prozess geht die Arbeit schneller. Sie verstehen bereits die Logik der Plattform, kennen die Möglichkeiten der Systeme und erkennen typische Fehler. Was anfangs eine Woche dauerte, ist nach einigen Monaten in einem Tag erledigt.

Tools und Ressourcen

Die Wahl der Tools hängt vom Umfang der Aufgaben und vom Budget ab.

Zapier – der einfachste Einstieg. Hat einen kostenlosen Tarif mit 100 Operationen pro Monat, was für die Automatisierung von 2–3 Basisprozessen ausreicht. Die Oberfläche ist intuitiv, die Dokumentation detailliert und es stehen tausende fertiger Integrationen zur Verfügung.

Make – etwas komplexer, aber flexibler als Zapier. Ermöglicht den visuellen Aufbau verzweigter Logik. Ebenfalls mit einem kostenlosen Tarif bis zu 1.000 Operationen pro Monat.

Power Automate – ideal für Unternehmen, die im Microsoft-Ökosystem arbeiten. Enge Integration plus die Möglichkeit, externe Dienste anzubinden. In manchen Microsoft 365-Abonnements bereits enthalten.

n8n – eine Open-Source-Automatisierungsplattform, die auf dem eigenen Server installiert werden kann, ohne für die Anzahl der Operationen zu zahlen. Geeignet, wenn ein technisches Team vorhanden ist und Datenschutz eine wichtige Rolle spielt.

Airtable mit integrierter Automatisierung – eine Datenbank mit Tabellenoberfläche. Gut geeignet für Prozesse, bei denen strukturierte Daten gespeichert und im Team gemeinsam bearbeitet werden müssen.

Salesforce – eine umfassende Plattform mit leistungsstarken Automatisierungsfunktionen für Marketing, Vertrieb und Service. Wird selbst von Unternehmen mit millionengroßer Kundenbasis eingesetzt.

Individuelle Entwicklung – wenn fertige Lösungen spezifische Anforderungen nicht abdecken. Dabei wird ein eigenes System auf Basis der APIs verschiedener Dienste entwickelt. Die kostspieligste Option – zugleich aber auch die flexibelste.

Best Practices

Automatisierung funktioniert, wenn sie richtig eingeführt und gepflegt wird. Das sollten Sie wissen.

Prozess vor der Automatisierung dokumentieren

Man kann nicht automatisieren, was man nicht versteht. Beschreiben Sie den Prozess auf Papier: Was passiert aktuell? Wer macht was? Welche Daten werden bewegt? Wo entstehen Verzögerungen?

Nach der Beschreibung wird klar, welche Schritte automatisiert werden können und welche menschliches Eingreifen erfordern. Manchmal stellt sich heraus, dass der Prozess selbst unlogisch aufgebaut ist – dann muss er zuerst vereinfacht und erst danach automatisiert werden.

Menschen einbinden, die mit dem Prozess arbeiten

Manager wissen, wo wirklich Verzögerungen entstehen. Buchhalter sehen, welche Prüfungen kritisch sind. Und HR versteht, welche Dokumente tatsächlich benötigt werden und welche wegfallen können. Automatisierung ohne ihre Beteiligung erweist sich oft als unbrauchbar. Menschen umgehen das System, kehren zu alten Methoden zurück – Geld wurde ausgegeben, aber das Ergebnis bleibt aus.

Mit echten Daten testen

Das System kann bei Testbeispielen perfekt funktionieren und bei realen Daten versagen: Ein Kunde hat das Formular anders ausgefüllt, ins CRM gelangten Daten in einem ungewöhnlichen Format, der E-Mail-Dienst antwortet nicht rechtzeitig.

Echte Daten sind immer unordentlicher als Testdaten. Tests damit zeigen die tatsächlichen Schwachstellen vor dem Launch – nicht erst danach.

Keine schlechten Prozesse automatisieren

Automatisierung macht einen Prozess schneller, aber nicht unbedingt besser. Wenn ein Prozess ineffizient aufgebaut ist, wird er durch Automatisierung einfach schnell und ineffizient.

Erst optimieren, dann automatisieren. Vielleicht sind einige Schritte gar nicht nötig? Vielleicht lässt sich der Genehmigungsprozess verkürzen?

Auf Wachstum planen

Heute 10 Anfragen pro Tag – in einem Jahr können es 100 sein. Die Lösung muss das aushalten, ohne von Grund auf neu gebaut zu werden. Eine flexible Architektur erlaubt das Hinzufügen neuer Schritte und Integrationen, ohne das bereits Funktionierende zu gefährden.

Automatisierungen regelmäßig überprüfen

Unternehmen verändern sich, neue Tools kommen hinzu, Prozesse werden anders gestaltet. Eine Automatisierung, die vor einem Jahr funktionierte, entspricht möglicherweise nicht mehr den aktuellen Anforderungen.

Eine vierteljährliche Überprüfung zeigt, was noch aktuell ist, was verbessert werden kann und welche neuen Prozesse sich zur Automatisierung eignen. So entwickelt sich das System gemeinsam mit dem Unternehmen.

Typische Herausforderungen und Lösungen

Hier sind typische Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert werden.

„Das System läuft instabil“

Die Automatisierung startet, führt einige Schritte aus und hält dann plötzlich an. Oder sie läuft und bricht ohne erkennbaren Grund ab.

Das passiert häufig, wenn einer der Dienste in der Kette vorübergehend nicht verfügbar ist oder sein Datenformat geändert hat. Der E-Mail-Dienst antwortet nicht, die API gibt einen Fehler zurück, die Datenstruktur im CRM hat sich verändert.

Lösung: Fügen Sie Wiederholungsversuche für jeden kritischen Schritt hinzu. Wenn ein Schritt beim ersten Versuch nicht funktioniert, soll das System es zweimal mit einem zeitlichen Abstand erneut versuchen. Richten Sie Fehlerbenachrichtigungen ein, damit jemand manuell eingreifen kann, falls nötig.

„Mitarbeiter nutzen die Automatisierung nicht“

Das System ist aufgebaut, alles funktioniert, aber die Mitarbeiter erledigen weiterhin alles manuell nach alten Mustern. Sie umgehen die Automatisierung oder ignorieren einfach ihre Ergebnisse.

Das bedeutet, dass das System ihr eigentliches Problem nicht löst. Oder es löst es auf eine unbequeme Weise. Oder sie verstehen schlicht nicht, wie man es benutzt.

Lösung: Sprechen Sie mit den Menschen. Warum nutzen sie es nicht? Was stört sie? Vielleicht muss etwas an der Logik geändert werden. Vielleicht fehlt ein Schritt, den Sie übersehen haben. Vielleicht muss einfach erklärt werden, wie es funktioniert. Die Automatisierung von Unternehmensprozessen soll die Arbeit erleichtern, nicht erschweren.

„Daten stimmen zwischen den Systemen nicht überein“

Ein Kunde hat sich auf der Website registriert, erscheint aber im CRM mit einem anderen Namen. Oder eine Bestellung wurde in einem System angelegt, im anderen fehlt sie. Daten gehen irgendwo verloren oder werden bei der Übertragung verfälscht.

Der Grund liegt meist darin, dass die Systeme Daten in unterschiedlichen Formaten erwarten. Oder bei der Übertragung wird etwas falsch umgewandelt.

Lösung: Fügen Sie einen Datenvalidierungsschritt hinzu. Prüfen Sie vor der Übertragung ins nächste System, ob die Daten im richtigen Format vorliegen. Führen Sie ein Übertragungsprotokoll, um nachzuverfolgen, was genau übertragen wurde und an welchem Schritt etwas schiefgelaufen ist.

„Die Automatisierung läuft zu langsam“

Der Prozess ist automatisiert, dauert aber länger als erwartet. Statt eines sofortigen Ergebnisses vergehen Minuten oder sogar Stunden.

Das passiert, wenn die Kette viele Schritte enthält, von denen jeder auf eine Antwort eines externen Dienstes wartet. Oder wenn große Datenmengen verarbeitet werden.

Lösung: Optimieren Sie die Kette. Vielleicht können einige Schritte parallel statt nacheinander ausgeführt werden. Vielleicht müssen nicht alle Daten auf einmal verarbeitet werden, sondern in Teilen. Prüfen Sie, ob wirklich alle Schritte notwendig sind.

„Irgendwas ist einfach schiefgelaufen“

Etwas funktioniert nicht, aber unklar was genau. Der Prozess hat angehalten, aber wo und warum – unbekannt. Man muss raten und alles manuell überprüfen.

Das deutet auf unzureichendes Logging hin. Das System erfasst nicht, was bei jedem Schritt passiert.

Lösung: Fügen Sie detailliertes Logging hinzu. Jeder Schritt soll einen Eintrag hinterlassen: wann er gestartet ist, welche Daten er erhalten hat, was er getan hat und ob ein Fehler aufgetreten ist. So lässt sich schnell herausfinden, wo genau der Prozess abgebrochen ist und warum.

„Die Automatisierungskosten amortisieren sich nicht“

Zeit und Geld wurden investiert, aber die Einsparungen sind nicht spürbar. Der Prozess läuft schneller, aber das Gesamtergebnis hat sich nicht verändert.

Möglicherweise wurde der falsche Prozess automatisiert. Oder ein Prozess, der selten ausgeführt wird. Oder die Einsparungen sind vorhanden, aber nicht so groß wie erwartet.

Lösung: Berechnen Sie die tatsächlichen Einsparungen vor der Einführung. Wie lange dauert der Prozess aktuell? Wie lange wird er nach der Automatisierung dauern? Wie oft pro Tag oder Woche wird er ausgeführt? Wenn die Einsparungen gering sind, lohnt es sich möglicherweise, etwas anderes zu automatisieren.

Reale Fallbeispiele

Schauen wir uns reale Unternehmen an, die Automatisierung eingeführt und konkrete Ergebnisse erzielt haben.

Amazon: Ein Mitarbeiter ersetzt 22

Im Jahr 2016 bearbeitete ein Amazon-Mitarbeiter rund 175 Pakete pro Jahr – heute sind es 3.870. Das entspricht einer 22-fachen Steigerung.

Das Geheimnis liegt darin, dass das System die Routine übernommen hat: Paketsortierung, Lagerrouting, Adressprüfung, Dokumentenerstellung, Statusverfolgung. Alles, was sich formalisieren und tausende Male fehlerfrei wiederholen lässt.

Der Mensch erledigt, was er besser kann als die Maschine: ungewöhnliche Entscheidungen treffen, Ausnahmen bearbeiten, in schwierigen Situationen mit Kunden kommunizieren. Die Maschine übernimmt das, was regelmäßig und fehlerfrei erledigt werden muss.

Die durchschnittliche Mitarbeiterzahl pro Amazon-Lager ist auf 670 Personen gesunken – der niedrigste Wert seit 16 Jahren. Gleichzeitig bearbeitet jedes Lager ein Vielfaches mehr Bestellungen als früher. Die Produktivität ist gestiegen, die Belastung der Menschen gesunken.

BNP Paribas Cardif Japan: Täglich zwei Stunden für jeden

BNP Paribas Cardif Japan automatisierte die Bearbeitung von Hypothekenversicherungsanträgen. Früher gaben Mitarbeiter manuell Daten aus Papierformularen ein, führten Berechnungen in Excel durch, glichen Informationen zwischen Systemen ab und schickten Kunden Briefe.

Heute spart jeder Mitarbeiter täglich zwei Stunden. Das ist echte Zeit, die früher für Kopieren, Eingeben und Prüfen draufging – jetzt erledigt das System all das automatisch.

Zwei Stunden pro Tag sind 10 Stunden pro Woche und 40 Stunden pro Monat. Fast eine vollständige Arbeitswoche, die für andere Aufgaben freigeworden ist. Multipliziert man das mit der Anzahl der Mitarbeiter in der Abteilung, hat das Unternehmen faktisch einen zusätzlichen Mitarbeiter im Team gewonnen – ohne jemanden einzustellen.

Neben der Zeitersparnis verbesserte sich auch das Kundenerlebnis: Anträge werden schneller bearbeitet, Fehler sind seltener geworden und Kunden erhalten Antworten ohne Verzögerungen.

Kyocera automatisierte den Preisfreigabeprozess

Früher sah es so aus: Ein Manager bereitet ein Angebot vor, schickt es zur Genehmigung an den Abteilungsleiter, dieser prüft es und gibt es weiter nach oben, dort folgt eine weitere Prüfung, dann die Rücksendung mit Kommentaren, Korrekturen und erneute Genehmigung.

Der gesamte Zyklus dauerte zehn Tage, manchmal sogar länger, wenn jemand im Urlaub war oder das Dokument einfach nicht rechtzeitig geprüft hatte. Kein Wunder, dass der Kunde in dieser Zeit seine Meinung ändern oder ein Angebot beim Wettbewerber finden konnte.

Nach der Automatisierung dauert derselbe Prozess anderthalb Tage – eine Reduzierung um 85 %. Das System verteilt Dokumente zur Genehmigung selbst, sendet Erinnerungen, verfolgt Fristen und gibt Dokumente mit konkreten Kommentaren zur Überarbeitung zurück.

Das bedeutet: Das Unternehmen kann Kunden schnell antworten, solange die Anfrage noch aktuell ist. Das bedeutet mehr abgeschlossene Aufträge, weniger verpasste Chancen – was sich unmittelbar auf die Anzahl neuer Verträge ausgewirkt hat.

AgFirst Credit Bank: 60 % schnellere Kreditabschlüsse

Früher durchlief jeder Antrag mehrere Abteilungen: Dokumentensammlung, Bonitätsprüfung, Risikobewertung, Konditionenabstimmung, Vertragsvorbereitung. Jeder Schritt erforderte menschliches Eingreifen, jeder Schritt konnte sich verzögern.

Nach der Automatisierung werden Anträge 60 % schneller abgeschlossen. Das System sammelt automatisch Daten aus verschiedenen Quellen, führt eine Erstbewertung durch und leitet nur das zur Prüfung weiter, was eine menschliche Entscheidung erfordert – alles andere läuft ohne Verzögerung durch.

Schneller für den Kunden bedeutet besseren Service und eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass er wiederkommt. Schneller für die Bank bedeutet mehr bearbeitete Anträge bei gleicher Mitarbeiterzahl. Das ermöglichte der Bank, die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicherzustellen und gleichzeitig das Volumen zu steigern, ohne die Personalkosten zu erhöhen.

Erfolgsmessung und ROI

Automatisierung von Geschäftsprozessen ohne Erfolgsmessung ist Arbeit im Blindflug. Man muss wissen, ob das System funktioniert und wie viel es bringt.

Was gemessen werden sollte

Prozessdurchlaufzeit

Die einfachste Kennzahl: Wie lange hat der Prozess früher gedauert und wie lange dauert er jetzt? Zum Beispiel wird ein Antrag in zehn Minuten statt in einer Stunde bearbeitet, und eine Genehmigung erfolgt in einem Tag statt in einer Woche.

Es ist wichtig, sowohl vor als auch nach der Einführung der Automatisierung zu messen. Die Differenz zeigt die tatsächliche Zeitersparnis. Multipliziert man das mit der Anzahl der Prozessausführungen pro Monat, lässt sich der Gesamteffekt erkennen.

Fehleranzahl

Menschen machen Fehler: Sie vergessen einen Schritt, übertragen Daten falsch oder überspringen eine Prüfung. Ein System macht keine Fehler – vorausgesetzt, es ist richtig konfiguriert.

Zählen Sie, wie viele Fehler es vor der Automatisierung gab und wie viele danach noch auftreten.

Ausführungskosten

Was kostet es, einen Antrag zu bearbeiten, ein Dokument zu genehmigen, einen Bericht zu erstellen? Berücksichtigen Sie das Gehalt der Mitarbeiter, die das erledigen, die aufgewendete Zeit und zusätzliche Kosten.

Nach der Automatisierung sinken die Kosten in der Regel: Das System erledigt kostenlos, wofür früher Menschen bezahlt wurden.

Durchsatz

Wie viele Anträge, Dokumente oder Aufgaben kann das Team pro Tag bearbeiten? Vor der Automatisierung ist das durch die Anzahl der Mitarbeiter und ihre Arbeitszeit begrenzt – nach der Automatisierung steigt der Durchsatz.

Das ist besonders wichtig für wachsende Unternehmen: Man kann doppelt so viele Anfragen bearbeiten, ohne zusätzliche Mitarbeiter einzustellen.

Mitarbeiterzufriedenheit

Wenn Menschen weniger Zeit mit Routineaufgaben verbringen, können sie sich stärker auf interessante Arbeit konzentrieren. Das lässt sich zwar schwer präzise messen, aber durch Umfragen oder einfach durch weniger Beschwerden nachverfolgen. Mitarbeiter, die nicht durch monotone Tätigkeiten ermüden, arbeiten produktiver.

Wie der ROI berechnet wird

Der ROI (Return on Investment) zeigt, ob sich die Investition in die Automatisierung amortisiert hat.

Schritt 1. Automatisierungskosten berechnen

Hier zählt alles dazu: Lizenzen für Automatisierungsplattformen, Kosten für Entwicklung oder Konfiguration, die Zeit der Mitarbeiter, die an der Einführung beteiligt sind, sowie die Schulung des Teams.

Insgesamt zu Beginn: 3600 $ pro Jahr mit Abonnement: 3600 + (100 × 12) = 4800 $

Schritt 2. Berechnen Sie die Einsparungen

Jährliche Ersparnis: 778 $ × 12 = 9336$

Schritt 3. ROI berechnen

Formel: ROI = ((Einsparungen – Kosten) / Kosten) × 100 %

Erstes Jahr: (9.336 – 4.800) / 4.800 × 100 % = 95 %

Das bedeutet: Für jeden investierten Dollar hat das Unternehmen im ersten Jahr 0,95 $ Gewinn erzielt.

Amortisierungszeitraum: 4.800 / 778 = 6,2 Monate

Zweites Jahr (nur Abonnement 1.200 $): (9.336 – 1.200) / 1.200 × 100 % = 678 %

Die Automatisierung eines einfachen Prozesses hat sich in einem halben Jahr amortisiert – danach reiner Gewinn von 8.136 $ jährlich.

Wenn der ROI nicht offensichtlich ist

Manchmal lassen sich Einsparungen nur schwer direkt in Geld ausdrücken.

Reaktionsgeschwindigkeit gegenüber Kunden. Anfragen werden in einer Stunde statt an einem Tag bearbeitet. Was ist das wert? Schwer zu sagen, aber eine schnellere Antwort bedeutet eindeutig mehr zufriedene Kunden, mehr Wiederholungskäufe und einen besseren Ruf.

Stressreduzierung. Mitarbeiter vergessen nicht, ein wichtiges Dokument zu verschicken, weil das System es automatisch erledigt. Was ist Seelenfrieden wert? Unmöglich zu berechnen, aber es beeinflusst Produktivität und Mitarbeiterfluktuation.

Skalierungsmöglichkeit. Das Unternehmen kann wachsen, ohne das Team proportional zu vergrößern: Doppelt so viele Anfragen zu bearbeiten bedeutet nicht, doppelt so viele Mitarbeiter einzustellen. Das Unternehmen kann wachsen, ohne dass das Team proportional vergrößert werden muss: Die Bearbeitung von doppelt so vielen Anfragen bedeutet nicht, dass doppelt so viele Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Dies ist ein strategischer Vorteil, der derzeit nur schwer in Dollar zu beziffern ist, aber in einem Jahr von entscheidender Bedeutung sein wird.

Warnsignale

Es gibt Situationen, in denen sich Automatisierung nicht auszahlt.

Der Prozess wird selten ausgeführt. Wenn etwas einmal im Monat erledigt wird und eine Stunde dauert, hat die Automatisierung gute Chancen, sich nicht zu amortisieren.

Der Prozess ändert sich ständig. Wenn sich die Regeln wöchentlich ändern, muss die Automatisierung ständig überarbeitet werden – das ist teuer und instabil.

Der Prozess erfordert Kreativität. Nicht alles lässt sich in „Wenn-dann“-Regeln formalisieren. Content-Erstellung, Design, strategische Entscheidungen – das ist nichts für die Automatisierung.

Berechnen Sie vor der Automatisierung, ob es sich lohnt. Manchmal ist es besser, alles so zu lassen wie es ist oder den Prozess manuell zu vereinfachen, als Zeit und Geld für eine Automatisierung zu investieren, die kein Ergebnis bringt.

Nächste Schritte und Ressourcen

Das Schwierigste ist der Anfang. Den Rest erledigen Technik und Zeit.

Wo man Informationen findet

Zapier, Make und Power Automate verfügen über Dokumentationen mit Beispielen typischer Szenarien. Foren und Communities in sozialen Netzwerken helfen dabei, Antworten von Menschen zu erhalten, die mit ähnlichen Aufgaben konfrontiert waren.

Wann es sinnvoll ist, Hilfe zu suchen

Der Prozess ist komplex. Dutzende Schritte, verzweigte Logik, Integrationen zwischen Systemen ohne fertige Verbindungen. Man kann es alleine versuchen, aber das dauert Monate statt Wochen.

Keine Zeit zum Einarbeiten. Das Team ist mit laufenden Aufgaben ausgelastet, und Plattformen zu erlernen, Integrationen einzurichten und zu testen – das ist ein weiteres Projekt, für das keine Ressourcen vorhanden sind.

Eine Strategie wird benötigt. Nicht nur einen Prozess automatisieren, sondern ein System aufbauen, das gemeinsam mit dem Unternehmen wächst. Das erfordert ein tiefes Verständnis von Architektur und Integrationen.

Bereits versucht, aber gescheitert. Eine Plattform wurde gekauft, die Einrichtung begonnen, dann steckengeblieben. Das System läuft, verursacht aber mehr Probleme als Nutzen.

In solchen Fällen helfen Spezialisten dabei, eine umfassende Lösung zu entwickeln: von der Prozessanalyse bis zum Launch und zur laufenden Unterstützung.

Expertenberatung erhalten

Der Weg zur Automatisierung kann sich komplex anfühlen, besonders am Anfang. Welche Prozesse zuerst automatisieren? Welche Automatisierungstools wählen? Wie mit bestehenden Systemen integrieren? Wie das Ergebnis messen?

IWIS ist spezialisiert auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen für Unternehmen jeder Größe. Wir helfen dabei, Automatisierung einzuführen und sicherzustellen, dass sie tatsächlich funktioniert und Ergebnisse liefert.

Unsere Spezialisten analysieren Ihre Prozesse detailliert, schlagen optimale Lösungen vor und unterstützen bei der Umsetzung. Von einfachen Integrationen bis hin zu umfassenden Automatisierungssystemen mit Business Intelligence.

Kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, wie Automatisierung in Ihrem konkreten Fall helfen kann.